Если сотрудник поменял фамилию, нужно внести изменения в следующие кадровые документы:

• трудовую книжку (в случае ее ведения) (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);

• трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Для этого сотрудник подает письменное заявление о внесении изменений в кадровые документы, а также подтверждающие документы (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт). Форма заявления произвольная.

На основании представленных документов издается приказ о внесении изменений в кадровые документы.

В случае ведения трудовой книжки изменения записи о фамилии вносятся так: на титульном листе одной чертой зачеркиваются прежние данные и вписываются новые. Реквизиты подтверждающих документов указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор прямо не предусмотрена законом. На практике такие изменения все же вносятся, поскольку фамилия работника является одним из обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Это оформляется дополнительным соглашением.

Изменение фамилии работника не является основанием для подачи сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено.

Вместе с тем фамилия работника в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

При смене фамилии номер СНИЛС в СФР не изменяется. Однако необходимо подать заявление, чтобы фонд изменил фамилию застрахованного лица в общей части его индивидуального страхового счета. Заявление подается по форме АДВ-2, утвержденной приказом СФР от 30.10.2023 № 2153. Подать его работник может сам либо через работодателя (подп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», п. 19, 20 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утв. приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

После корректировки данных в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР, можно как обычно подавать форму ЕФС-1, указывая в ней новую фамилию работника (подп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1).