Работа с дебиторской задолженностью начинается с ее выявления и определения размера. Как правило, задолженность выявляется при проведении инвентаризации активов и обязательств учреждения, которая включает инвентаризацию дебиторской задолженности (ст. 11 Закона № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции № 191н; п. 9 Инструкции № 33н). Согласно п. 32 Приложения № 1 к Стандарту «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности обязательной инвентаризации подлежат просроченная дебиторская задолженность, дебиторская задолженность, по которой в течение финансового года не отражались операции по ее увеличению (уменьшению). Проведение инвентаризации таких объектов учета осуществляется перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, но не ранее 01 октября отчетного года. В случае возникновения на отчетную дату просроченной дебиторской задолженности, информация о которой подлежит раскрытию в отчетности, инвентаризация такой задолженности проводится на отчетную дату.
Порядок проведения инвентаризации утверждается актами учреждения, устанавливающими учетную политику (пп. «в» п. 9 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Основные требования к инвентаризации активов и обязательств для организаций бюджетной сферы установлены разделом VIII Стандарта «Концептуальные основы».
Комиссией сверяются данные первичных документов, подтверждающих отгрузку товаров (выполнение работ, предоставление услуг, имущественных прав) и поступление денежных средств, с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета. На основании документов, подтверждающих состояние расчетов с контрагентами, проверяются расчеты с поставщиками и подрядчиками по товарам, оплаченным, но находящимся в пути. Устанавливаются:
- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы, не подтвержденные дебиторами, и суммы с истекшим сроком исковой давности.
По результатам инвентаризации составляется справка-приложение к акту инвентаризации, в которой указываются:
- наименование, адрес организации-должника;
- сумма задолженности;
- основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;
- дата образования задолженности;
- первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;
- документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты.
На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (см. форму № ИНВ-17, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).
Акт содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- подразделение, в котором проводится инвентаризация;
- ссылка на приказ, в соответствии с которым проводится инвентаризация;
- дата, на которую проверяется состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
- наименования организаций-дебиторов;
- номер счета бухгалтерского учета, на котором ведется учет дебиторских задолженностей;
- полная сумма задолженности по каждому контрагенту;
- сумма задолженности, которую не подтвердил дебитор и по которой истек срок исковой давности;
- итоговая сумма по каждому виду задолженности.
Результаты инвентаризации утверждаются руководителем учреждения.
