Согласно ч. 4 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. В соответствии с п. 16 - 17 данного Положения 16 к личному делу служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на службу и замещении должности;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством РФ порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

е) копии документов об образовании и (или) о квалификации, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта органа власти о назначении на должность;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов о переводе служащего на иную должность, о временном замещении им иной должности;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта об освобождении служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) копии документов о присвоении служащему классного чина;

п) копии документов о включении служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

р) копии решений о поощрении служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

с) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности;

т) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

у) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера служащего;

ф) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

х) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

ц) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ч) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на службу или ее прохождению;

ш) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело служащего вносятся также письменные объяснения служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Обязанность ведения личных дел для работников, которые не являются государственными (муниципальными) служащими, ТК РФ не установлена. Поэтому перечень документов, которые должны быть в личных делах таких работников, и порядок ведения их личных дел учреждение утверждает самостоятельно.