В соответствии с Инструкциями № 191н и 33н бухгалтерская и бюджетная отчетность составляется на основе данных Главной книги и других регистров бухгалтерского учета учреждения. Это правило касается и промежуточной отчетности по состоянию на 01 апреля, 01 июля и 01 октября. Проверяющие могут сверить показатели представленной учреждением отчетности на любую из этих дат с данными его учета.

Отметим, что включение в бюджетную / бухгалтерскую отчетность показателей, которые не подтверждены соответствующими регистрами бухгалтерского учета и(или) первичными учетными документами, является одним из нарушений, квалифицируемых по ст. 15.15.6 КоАП РФ (нарушение требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету, в том числе к составлению, представлению бюджетной, бухгалтерской (финансовой) отчетности), как грубое.

Причиной расхождения данных учета и отчетности может явиться отражение в учете операций по первичным документам, поступившим после отчетной даты. Важно учитывать так называемую «дату отсечения», которая установлена учетной политикой, – предельный срок, когда первичные документы могут быть приняты для регистрации в учете. Отметим, что документы, поступившие после указанной даты, в отчетность истекшего отчетного периода попадать не должны.

Также важно учитывать событие после отчетной даты, которое может быть и в квартальной отчетности.

В связи с этим при принятии решения об отражении документа, который поступил после отчетной даты (01 апреля, 01 июля и т. д.), следует определить, не фиксирует ли он событие после отчетной даты. Обращаем внимание, что поступление первичных документов, относящихся к отчетному периоду, с опозданием не является событием после отчетной даты и должно относиться к истекшему отчетному периоду (например, ежемесячный Акт от поставщика коммунальных ресурсов).

Таким образом, документы, поступившие, например, 15 апреля, т. е. после представления квартальной отчетности учредителю, можно провести датой 31 марта и представить уточненную отчетность. Однако отражение поступивших с опозданием первичных учетных документов после подписания квартальной отчетности последним днем отчетного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев) допустимо лишь в случае поступления таких документов в учреждение до даты утверждения / принятия отчетности органом-учредителем. В таком случае учреждение может представить уточненную квартальную отчетность с учетом внесенных исправлений на основании позднее поступивших учетных документов. При этом обязательно согласие учредителя на внесение исправлений в уже представленную отчетность.

Но в связи с тем, что подать уточненный отчет не всегда позволяют сроки, наиболее приемлемым вариантом является учет документов, поступивших с опозданием, текущей датой – не позднее следующего дня после их поступления, т. е., в нашем примере, провести не позднее 15 апреля.