Существует три вида электронной подписи (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

- простая (далее – ПЭП);

- усиленная неквалифицированная (далее – НЭП);

- усиленная квалифицированная (далее – КЭП).

Дата подписания КЭП электронного документа фиксируется информационной системой. Это, по сути, дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент (п. 2 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).

В качестве достоверной информации в электронной форме о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью используется метка доверенного времени. Ее создают доверенная третья сторона, удостоверяющие центры или операторы информационных систем (далее – Служба меток доверенного времени) (п. 19 ст. 2 Закона № 63-ФЗ, п. 2 Порядка создания и проверки метки доверенного времени, утв. приказом Минцифры России от 06.11.2020 № 580 (далее – Порядок № 580)).

При подписании электронного документа ПЭП и НЭП метка доверенного времени не создается (п.п. 17, 19 ст. 2, ч.ч. 2, 3, 4 ст. 5, ч.ч. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 11, ч. 1 ст. 18.1 Закона № 63-ФЗ, п.п. 2, 8 Порядка № 580).

Однако необходимость указания даты подписания в оформляющей части формы электронного документа, подписанного КЭП и ПЭП, прямо установлена для унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (п.п. 1, 5 Приложения № 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н).

Существует реквизит 23 документа «Отметка об электронной подписи», который используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, и включает фразу: «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Такая отметка, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью, то есть НЭП и КЭП (ч. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ, п.п. 4, 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Таким образом, подтверждением электронной подписи в электронном виде является прикрепленный файл электронной подписи, а в бумажном виде – реквизит «Отметка об электронной подписи».

Дополнительно оформлять документ, подписанный собственноручными подписями с простановкой печатей, не запрещено. Но в этом случае создается отдельный экземпляр документа на бумажном носителе, который будет равнозначен электронному документу.