В соответствии с п. 169 Инструкции № 157н денежные документы, к которым относятся, в частности, почтовые марки, учитываются на счете 201 35 «Денежные документы». Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения. В свою очередь, выбытие денежных документов из кассы осуществляется на основании расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).

При этом форма расходного кассового ордера (ф. 0310002) и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Однако положения постановления № 88, а также других нормативных документов не содержат каких-либо особенностей по заполнению формы расходного кассового ордера в случае передачи денежных документов (почтовых марок) между учреждениями, поэтому оформление расходного кассового ордера должно осуществляться в общем порядке. Основанием для составления данного документа могут выступать распорядительные документы о необходимости осуществления передачи денежных документов, а также доверенность, выданная лицу, ответственному за получение актива.

Кроме того, при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при расчетах между учредителем и подведомственным учреждением, приказом № 52н предусмотрено использование Извещения (ф. 0504805). К Извещению (ф. 0504805) должны прилагаться документы, подтверждающие факт приемки-передачи объектов учета (акты о приеме-передаче, описи, реестры и др.). Вместе с тем какие-либо конкретные формы документов для сопровождения приема-передачи денежных документов приказом № 52н не предусмотрены.

В свою очередь, следует отметить, что расходный кассовый ордер выписывается в единственном экземпляре и остается у передающей стороны, т. е. оригинал его не может быть передан. В то же время вполне может быть предусмотрена передача заверенной копии расходного кассового ордера, а также акта-приема передачи денежных документов по форме, разработанной учреждением и закрепленной в рамках формирования учетной политики. Форма такого акта должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 25 СГС «Концептуальные основы...».

Таким образом, учреждению следует самостоятельно разработать порядок оформления передачи почтовых марок другому учреждению бюджетной сферы, закрепив его в своей учетной политике. Порядком может быть предусмотрен вариант, при котором сотрудник учреждения получает почтовые марки и подписывает документы на основании доверенности, выписанной учреждением. В свою очередь, документами-основаниями для оформления Извещения (ф. 0504805) могут выступать заверенная копия расходного кассового ордера и акт приема-передачи денежных документов.

В бюджетном учете органа местного самоуправления рассматриваемая ситуация отразится следующими записями:

Дебет 1 201 35 510 Кредит 1 302 21 734 – отражено принятие к учету почтовых марок;

Дебет 1 302 21 834 Кредит 1 304 05 263 – марки оплачены поставщику;

Дебет 1 401 20 241 Кредит 1 201 35 610 – марки переданы в подведомственные бюджетные учреждения.