Запасные части к транспортным средствам (аккумуляторы, шины, покрышки и т. п.) при приобретении учитываются на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» на основании первичных учетных документов, оформляемых поставщиками (п. 117, 118 Инструкции № 157н). При выдаче запасных частей в эксплуатацию оформляется соответствующий первичный учетный документ. Учет информации о выданных запасных частях к транспортным средствам (в том числе автомобильных шин) осуществляется на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных» (п. 349 Инструкции № 157н).

Перечень материальных ценностей, учитываемых на забалансовом счете 09 (двигатели, аккумуляторы, шины и покрышки и т. п.), определяется учетной политикой учреждения на основании установленных норм расхода и(или) сроков службы ремонтно-эксплуатационных материалов и запасных частей (п. 349 Инструкции № 157н).

Неотражение на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных» и в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах стоимости запасных частей может послужить основанием для привлечения должностного лица к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП РФ (решения Пинежского райсуда Архангельской области от 29.12.2020 по делу № 2-356/2020, Советского райсуда г. Астрахани Астраханской области от 12.01.2016 по делу № 12-19/2016), а ранее по ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (решение Фрунзенского райсуда г. Саратова Саратовской области от 06.06.2016 по делу № 12-154/2016).

Поскольку п. 349 Инструкции № 157н не установлено требование о стоимостной оценке запчастей, в учетной политике учреждения необходимо закрепить, в какой оценке они будут учитываться на забалансовом счете 09:

- в условной оценке: 1 шина – 1 руб.;

- по фактической стоимости приобретения шин.

Поступление запасных частей отражается на забалансовом счете 09 в момент их списания со счета 105 06 в целях ремонта транспортных средств. Далее учет запчастей на забалансовом счете 09 осуществляется в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства.

При замене одних исправных и годных к дальнейшей эксплуатации запасных частей на другие списывать первые с забалансового учета не нужно, если они сразу будут передаваться для использования по прямому назначению в составе других автотранспортных средств учреждения. Такое перемещение целесообразно оформлять соответствующим первичным учетным документом и отражать соответствующие записи в регистрах бухгалтерского учета – выбытие у одного лица и поступление у другого. Аналогичные записи в соответствующих регистрах бухгалтерского учета следует производить при смене ответственного лица, например, при увольнении (смене) водителя.

Кроме того, данное правило применимо, например, при замене «летних» автомобильных шин на «зимние» – «летний» комплект шин, не используемый в определенный отрезок времени при эксплуатации конкретного автомобиля, тем не менее может продолжать числиться за данным объектом.

Списание материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании Акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену. Решения профильной комиссии о списании с учета пришедших в негодность комплектующих (аккумуляторов, шин) оформляется соответствующим первичным учетным документом.

В момент, когда запасная часть снимается с эксплуатации (списывается), в соответствующем регистре бухгалтерского учета могут быть указаны:

- дата демонтажа;

- причина замены, определяемая комиссией;

- дальнейшее направление запасной части (в ремонт, на утилизацию).

Также в п. 349 Инструкции № 157н прямо предусмотрено, что при выбытии транспортного средства запасные части, установленные на нем и учитываемые на забалансовом счете, списываются с забалансового учета.

Пригодные к дальнейшему использованию запасные части, учитываемые на забалансовом счете 09, при определенных обстоятельствах могут вновь приниматься к балансовому учету.

Отражение подобных операций в учете возможно в том случае, если после демонтажа запасных частей их использование в составе конкретного транспортного средства в ближайшее время не планируется или же учреждение собирается их реализовать.

Хотя в Инструкциях по бухгалтерскому (бюджетному) учету не предусмотрена корреспонденция для восстановления в балансовом учете запчастей, которые отражены на забалансовом счете 09, в отношении автомобильных шин в случае принятия решения об их передаче считаем возможным отражать в учете восстановление шин с применением счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» (если решение о передаче автомобильных шин не связано с передачей самого автомобиля). Данный счет применяется, в частности, при отражении в учете восстановления объектов основных средств в эксплуатации (учтенных на забалансовом счете 21), на балансовом учете на основании решения собственника имущества (уполномоченного органа) о прекращении их эксплуатации и безвозмездной передаче иному правообладателю.

Конкретные бухгалтерские записи по принятию на балансовый учет материальных ценностей, учтенных на забалансовом счете 09, учреждению следует согласовать в установленном порядке и закрепить в его учетной политике. Также следует закрепить и стоимостную оценку, по которой объекты будут восстанавливаться на балансовом учете.

Пример: Со склада казенного учреждения выдан новый аккумулятор стоимостью 4000,00 руб. для установки на автомобиль взамен пришедшего в негодность. В бюджетном учете учреждения могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи: