Бухгалтерский учет ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения, независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций (п. 3 Инструкции № 157н).
В момент совершения фактов хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни, должны составляться первичные (сводные) учетные документы (п. 21 СГС «Концептуальные основы...»).
В то же время в хозяйственной жизни учреждений госсектора довольно распространенной является ситуация, когда документы поставщиков, относящиеся к определенному отчетному периоду, поступают в учреждение уже после сдачи отчетности за этот период.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 20 СГС «Концептуальные основы…», ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому начисление услуг поставщиков в учете без наличия первичной документации может быть расценено как нарушение правил бюджетного учета.
На документах поставщиков проставляются даты, соответствующие прошедшему отчетному периоду, однако такие документы не получили отражения в учете и отчетности. Такое несоответствие также может вызывать претензии со стороны контролирующих органов. Однако наличие регистрации первичных документов в журнале входящей корреспонденции с указанием номера и даты их поступления позже даты сдачи отчетности является обоснованным доводом невозможности отражения документов в учете и, соответственно, отчетности за прошедший отчетный период.
Кроме того, в документе присутствует дата подписания документа заказчиком услуг, что является дополнительным основанием для отражения такого документа не датой документа при составлении промежуточной отчетности.
По фактически осуществленным, но не подтвержденным документально расходам на практике применяется резерв по обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов (п. 302.1 Инструкции № 157н, см. также письмо Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). При этом порядок корректировки и отражения задолженности в учете определяется положениями учетной политики.
Таким образом, порядок отражения первичных учетных документов, поступивших в учреждение после даты принятия промежуточной отчетности, регулируется исключительно положениями учетной политики (п. 22 СГС «Концептуальные основы...»).
Отметим, что, если отразить после поступления документа (августом) информацию датой составления документа (январем), данные промежуточной отчетности будут неверными.
В то же время действующие нормативные правовые акты по бюджетному учету и составлению отчетности не содержат механизма корректировки промежуточной отчетности. К примеру, в отношении годовой отчетности порядок отражения первичных документов после даты подписания (принятия) бухгалтерской (финансовой) отчетности приведен в п. 1.7 Методических рекомендаций по применению СГС «События после отчетной даты», доведенных письмом Минфина России от 31.07.2018 № 02-06-07/55005.
Поэтому в учетной политике нужно предусмотреть даты, до которых будут отражаться документы, относящиеся к отчетному периоду (квартал, полугодие, 9 месяцев). После установленной даты документы будут отражаться уже датой поступления документов, чтобы сроки сдачи отчетности не были нарушены.
Таким образом, документы, поступившие после даты принятия промежуточной отчетности, могут отражаться в учете на дату получения документов (не позднее следующего дня после получения документа) (п. 29 СГС «Концептуальные основы…»).
