Ходатайство о представлении к награждению оформляется в произвольной форме.

На каждого представляемого к награждению оформляется наградной лист, который является основным документом, отражающим личные данные и заслуги награждаемого. Для родителей (усыновителей), представляемых к награждению орденом «Родительская слава» или медалью ордена «Родительская слава», наградной лист заполняется по форме № 4, утвержденной Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации».

Согласно п. 4 перечня документов, прилагаемых к наградному листу, направленных письмом Администрации Президента РФ от 04.04.2012 № АК-3560, при формировании наградных документов на лиц, представляемых к награждению орденом «Родительская слава» и медалью ордена «Родительская слава», к наградному листу (форма № 4) прилагаются следующие документы:

1. Согласования с территориальными органами здравоохранения, социального обеспечения, образования, опеки и попечительства (для приемных родителей).

2. Данные проверок правоохранительных органов.

3. Свидетельство о рождении детей.

4. Постановление главы муниципального образования о создании семьи (для усыновителей).

5. Договор о создании приемной семьи и о передаче несовершеннолетних, оставшихся без попечения родителей, на воспитание в приемную семью.

6. Справки с места работы на родителей с указанием должности, организационно-правовой формы юридического лица (копия первой страницы устава) и места осуществления ими трудовой деятельности с необходимыми реквизитами – должность, фамилия должностного лица, выдавшего справку, дата, печать.

В пункте 5 наградного листа (основания представления к награждению) необходимо указывать особые заслуги родителей в воспитании детей и укреплении семейных традиций.