Оформление электронной подписи в документах, используемых в электронном документообороте, вызвало напряженность в отношениях между бухгалтерской службой и другими подразделениями в организациях бюджетной сферы. Ошибки в оформлении документов теперь буквально на виду, так как информационная система и ПО не стирают из памяти историю работ пользователей.

В целях проявления ясности в данном вопросе рассмотрим несколько важных аспектов, с которыми сталкиваются сотрудники бухгалтерской службы, включая непонимание со стороны тех, кто принимает участие в оформлении документов.

1. Почему необходима подпись в документе?

Подпись является одним из обязательных реквизитов документа и подтверждает его создание конкретным лицом или несколькими лицами. Подписывая документ, они несут ответственность за достоверность информации в нем.

2. В чем разница между электронным и бумажным документом?

Электронный документ формируется информационной системой. Всегда указывается автор документа, так как для создания файла в информационной системе необходим доступ, который может быть получен только после авторизации. Простая электронная подпись (ПЭП) обычно представляет собой логин и пароль, используемые для авторизации в системе. Однако для документов с юридической значимостью для разных лиц требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Все пользователи программы должны иметь ПЭП для доступа к системе. УКЭП требуется для подписания первичных учетных документов согласно требованиям соответствующих приказов.

При создании бумажного документа необходимо наличие реальной подписи лиц, участвующих в совершении сделки и(или) наделенных правами, согласно которым они могут подтверждать достоверность информации. Подлинность бумажного документа определяется наличием собственноручных подписей всех участников правоотношений.

3. Что такое копия документа?

Копия документа – это повторно воспроизведенный экземпляр документа. Копия бумажного документа может быть представлена в электронном формате. Однако даже если электронная копия бумажного документа подписана УКЭП, она не является реальным электронным документом, что также относится к скан-копиям документов.

Законодательство РФ не требует оформления всех документов в электронном виде. Для организаций бюджетной сферы существует определенный перечень электронных документов. Однако в некоторых случаях требованиями не предусмотрено электронное оформление документов. Примером может служить инвентаризационная опись нематериальных активов. В этом случае оформление таких документов на бумажном носителе с собственноручными подписями важно для юридической значимости. Электронные документы подлинны, но копированием могут быть нарушены.

Таким образом, при электронном документообороте необходимо правильно оформлять и подписывать документы в зависимости от их формата и требований законодательства, чтобы обеспечить юридическую значимость и подлинность документов.