С 01 января 2021 года бюджетные учреждения должны применять Стандарт «Нематериальные активы». До 01 января 2021 года неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности следовало учитывать на счете 01 «Имущество, полученное в пользование» – требование Инструкции № 157н. Проблема, с которой столкнулись многие учреждения при переходе на Стандарт, – приобретенная или полученная лицензия не отражена на забалансовом счете 01.

В таком случае перед тем, как отразить в учете лицензии по новым правилам, нужно исправить ошибку в учете и отчетности и отразить неисключительное право на счете 01 и, если требуется, на счете 401 50 при наличии показателя (требование Инструкции № 157н).

Вместе с тем показатель на счете 401 50 может отсутствовать. Например, учреждение получило лицензию бесплатно или лицензия была приобретена на неопределенный срок и расходы единовременно отнесены на финансовый результат. В этом случае учреждению придется восстановить только показатель на забалансовом счете 01.

Шаг 1. Проверить, отражены ли расходы на приобретение лицензии (действующие в течение нескольких лет) в составе будущих периодов на счете 401 50, которые должны были быть на 01 счете.

Если нет, то исправление ошибки будет заключаться в восстановлении показателя на забалансовом счете 01 и дополнительно на счете 401 50.

Шаг 2. Исправляем ошибку в учете.

2.1. Восстанавливаем при необходимости показатель на счете 401 50 «Расходы будущих периодов».

Ошибка прошлых лет исправляется дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью способом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью по счетам учета в период (на дату) обнаружения ошибки – СГС «Учетная политика».

Таким образом, если установлено, что не отраженная на счете 01 действующая лицензия была приобретена в прошлые годы на определенный срок, но расходы не учитывались в составе будущих периодов и были отнесены на финансовый результат в полном объеме, выявленную ошибку можно исправить в текущем году следующим образом:

- Дебет 0 401 28 226 (0 401 29 226) Кредит 0 304 86 73Х (0 304 96 73Х) – способом «Красное сторно»;

- Дебет 0 401 50 226 Кредит 0 304 86 73Х (0 304 96 73Х) – восстановление расходов будущих периодов на приобретение лицензии,

где 401 28 – исправление финансового результата прошлого года, 401 29 – следующие года за прошлым годом, 304 86 – счет для исправления иных расчетов прошлого года и 304 96 – ранее прошлого года.

При этом восстановить на 01.01.2021 следует сумму расходов будущих периодов, которая приходится на период права пользования после 01 января 2021 года.

2.2. Отражаем на 01 счете лицензию по состоянию на 01.01.2021.

Порядок исправления ошибок на забалансовых счетах следует закрепить учетной политикой, так как положениями действующих нормативных актов он не установлен. Возможен следующий подход: сформировать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833) по исправлению ошибки датой ее обнаружения, а проводку по исправлению ошибки отразить межотчетным периодом.

Если учетной политикой предусмотрено формирование нового Журнала операций по забалансовому счету (ф. 0503219), ошибку можно исправить и датой ее обнаружения, но для формирования входящих остатков на счете 01 с учетом исправления ошибки в Справке (ф. 0504833) необходимо указать тип журнала операций «исправление ошибок прошлых лет».

При исправлении ошибки отражается запись:

Увеличение забалансового счета 01 – исправлена ошибка, связанная с неотражением до 01.01.2021 действующей лицензии на забалансовом счете 01.

Шаг 3. Исправляем ошибку в отчетности.

Информация об исправлении ошибок прошлых лет должна быть отражена в Сведениях об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173, ф. 0503773) по коду причины «03».

В случае восстановления показателя на счете 401 50 необходимо заполнить в разделе 1 Сведений (ф. 0503173, ф. 0503773) по графе 6 строку 160 в положительном значении на сумму увеличения и скорректировать финансовый результат в строке 570.

Информация об исправлении ошибки на забалансовых счетах в Сведениях (ф. 0503173, ф. 0503773) должна отражаться в разделе 3 – стоимость ранее неучтенной лицензии отражается со знаком «плюс» в строке 010 по графе 7.

Шаг 4. Переходим на положения Стандарта «Нематериальные активы» в установленном порядке.

4.1. Если в результате исправления ошибки на начало года сформировался показатель не только на забалансовом счете 01, но и остаток расходов на приобретенную лицензию на счете 401 50, перенос показателей следует осуществить операциями 2021 года с учетом оставшегося на 01 января 2021 года срока полезного использования (срока действия лицензии). В таком случае списание показателя со счета 01 будет отражаться в 2021 году одновременно со списанием расходов со счета 401 50.

4.2. Если в результате исправления ошибки неисключительное право учтено на 01.01.2021 только на забалансовом счете 01, при этом показатель на счете 401 50 отсутствует, переход на положения Стандарта отражается в межотчетный период. Такая ситуация может сложиться, например, по «бессрочным» лицензиям.

Переход отражается в учете операциями межотчетного периода следующим образом:

- Дебет 0 111 6Х 35Х Кредит 0 401 30 000 – приняты к учету в составе НМА права пользования с оставшимся сроком полезного использования более 12 месяцев;

- уменьшение забалансового счета 01 – списаны лицензии, по которым отсутствует на 01.01.2021 остаток расходов на их приобретение на счете 401 50 «Расходы будущих периодов».

При первом применении положений Стандарта оставшийся срок полезного использования (срок действия лицензии) на 01 января 2021 года не более 12 месяцев не включается в состав НМА и не отражается на счете 111 60.

Учитывая, что операции по исправлению показателя на забалансовом счете 01 способом исправления ошибок прошлых лет при переходе на новый Стандарт не меняют остаток по счету 01, исправлять ошибку необходимо, поскольку любое изменение входящих остатков, в том числе и по забалансовым счетам, следует отразить в Справке (ф. 0503173, ф. 0503773) в отдельных графах и по определенным кодам.

Увеличение показателя на счете 01 в результате исправления ошибки и уменьшение показателя на счете 01 в результате списания лицензии в связи с переходом на Стандарт в межотчетный период будет отражено в разделе 3 Сведений (ф. 0503173, ф. 0503773) по строке 010 в разных графах:

- в графе 7 с указанием кода причины изменений вступительного баланса «03 – исправление ошибок прошлых лет», показатель со знаком «плюс»;

- в графе 6 с указанием кода причины изменений вступительного баланса «02 – изменения, связанные с внедрением федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов», показатель со знаком «минус»;

- в графе 4 «Сумма изменений, всего» сформируется нулевой показатель, полученный расчетным путем. Отражение в графе 4 Сведений (ф. 0503173, ф. 0503773) значения «0,00», а не прочерка, свидетельствует, что показатель получен в результате расчета и произведенных в учреждении операций – на такой порядок формирования нулевых значений в отчетности Минфин указывал еще в 2016 году.