В данном случае целесообразно заключить с арендодателем (директором) договор об аренде транспортного средства без экипажа.

Правомерность заключения договора аренды транспортного средства без экипажа между организацией (арендатором) и ее сотрудником (арендодателем) не зависит от того обстоятельства, кто именно будет допущен арендатором к управлению переданными ему транспортными средствами (в частности, будут ли эти лица являться работниками арендатора и обладать правом собственности на автомобили). То обстоятельство, что арендованным автомобилем будет управлять работник, являющийся одновременно арендодателем, не меняет правового регулирования этой сделки и последствий для налогового учета.

Обоснование вывода:

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). Действующее законодательство не содержит запрета и на заключение договора гражданско-правового характера со штатным сотрудником (ст. 421 ГК РФ). Договор аренды транспортного средства может быть заключен как с экипажем, так и без экипажа.

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Согласно ст. 634 ГК РФ арендодатель (т. е. директор) в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.

В соответствии со ст. 636 ГК РФ арендатор (в данном случае – МУП) несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем.

Исходя из того, что указанный договор, по сути, состоит из двух частей, определяющих порядок, во-первых, предоставления в аренду непосредственно транспортного средства, а во-вторых, порядок оказания услуг по эксплуатации (управление автомобилем), сумма платы, указанная в договоре, может быть разбита на арендную плату и стоимость услуг по управлению и технической эксплуатации (письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780). При этом порядка такого разделения законодательство не содержит, и значит, размер составляющих определяется по соглашению сторон (см. также письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.02.2016 № 15АП-22383/15).

На наш взгляд, во избежание разногласий с контролирующими органами (касающихся, как следует из встреченных нами примеров арбитражной практики, переквалификации отношений в трудовые: постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.04.2015 № 03АП-1173/15, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2015 № 07АП-1388/15 и от 18.03.2015 № 07АП-1169/15) целесообразно заключить с сотрудником (в данном случае – директором) договор аренды транспортного средства без экипажа. О нем и пойдет далее речь.

В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

То обстоятельство, что арендованным автомобилем будет управлять работник, являющийся арендодателем, не меняет правового регулирования этой сделки, а будет касаться взаимоотношений между работодателем и работником организации в рамках трудового права. Тем самым в случае заключения договора аренды без экипажа не требуется оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору (при том, что в нем указано, что работник принят на должность «водитель»), поскольку в данном случае идет речь не о возмещении сотруднику расходов при использовании личного имущества работника, установленном ст. 188 ТК РФ, а о расходах, производимых по иному основанию, – в соответствии с отдельным договором аренды.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абз. 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Арендная плата признается доходом физического лица – арендодателя, и организация, как налоговый агент, должна исчислить и удержать НДФЛ при ее выплате.

Сумма арендной платы по договору аренды транспортного средства, не предусматривающего оказание за плату услуг по управлению этим транспортным средством, страховыми взносами не облагается.