Под забалансовыми счетами понимаются остатки, которые не входят в баланс, а указываются за балансом.

Забалансовые счета предназначены:

- для учета ценностей, не принадлежащих учреждению, но находящихся определенное время в его распоряжении или на сохранении;

- позволяют своевременно отслеживать движение БСО, запчастей к автомобилям и имущества, выданного в личное пользование сотрудникам;

- для наблюдения за отдельными хозяйственными операциями, например, за «поведением» задолженности неплатежеспособных дебиторов или невостребованной «кредиторкой»;

- для контроля за имуществом, сданным в аренду, и пр.

Но учреждения часто не учитывают забалансовые счета и даже забывают принять к учету объекты, которые должны учитываться в таком порядке. Иногда пренебрегают инвентаризацией имущества, учтенного за балансом. Однако достоверность бухгалтерской / бюджетной отчетности складывается из всех ее показателей – как балансовых, так и забалансовых.

В 2021–2022 годах в судебных актах, по которым за недостоверные данные учреждения штрафовали по ст. 15.15.6 КоАП РФ, самым забытым был счет 10 «Обеспечение исполнения обязательств» (предназначен для учета имущества, полученного в залог, и банковских гарантий и иных видов обеспечения исполнения контрагентом обязательств по контракту). Некоторые бухгалтеры признавались, что даже не знали о необходимости отражения поступившей банковской гарантии в забалансовом учете.

Следует отметить, что учреждения забывают отражать имущество, переданное по договору безвозмездного пользования или договору аренды, на забалансовых счетах 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)» и 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование»:

В соответствии с Инструкцией № 157н объекты недвижимого имущества в учреждении могли быть приняты к учету и выбыть из учета только при наличии документов, подтверждающих государственную регистрацию права на это имущество. Объект должен учитываться за балансом до получения свидетельства о регистрации, но бухгалтеры об этом часто забывают. Поэтому на балансе числятся незарегистрированные объекты недвижимости, а счет 01 «Имущество, полученное в пользование» не ведется. По таким делам есть судебная практика:

Счет 21 «Основные средства в эксплуатации» предназначен для учета основных средств стоимостью до 10 тыс. руб. (до 01.01.2018 – до 3 тыс. руб.) включительно, за исключением:

- объектов библиотечного фонда;

- объектов недвижимого имущества в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением.

Согласно судебной практике бухгалтеры в равной мере могут:

- отнести за баланс малоценные основные средства;

- учитывать на счете 21 объекты, которым там не место:

Бухгалтеры учреждения забывают, что с 2018 года в счет 02 «Материальные ценности на хранении» входит имущество, которое:

- признано не отвечающим понятию «актив»;

- по которому принято решение профильной комиссии, до принятия решения о его дальнейшей судьбе.

Суд первой инстанции чуть не оштрафовал руководителя учреждения: транспортные средства, которые не подлежали восстановлению, были списаны с баланса, но не были учтены на забалансовом счете 02. Руководителю выписали штраф, но суд апелляционной инстанции отменил такое решение из-за нарушений в процедуре его вынесения (решение Серовского районного суда Свердловской области от 14.06.2022 по делу № 12-79/2022).

Также очень часто встречаются случаи неведения учета по счету 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных», и данное нарушение вкупе с другими недостатками может привести:

- к проведению служебного расследования;

- к привлечению бухгалтера к дисциплинарной ответственности.

Имеется судебная практика, когда суд признал увольнение главного бухгалтера учреждения «по статье» законным (апелляционное определение СК по гражданским делам Челябинского областного суда от 25.01.2016 по делу № 11-751/2016), где поводом для привлечения бухгалтера к ответственности за искажение отчетности стало наличие на счете 09 фактически списанных изношенных автомобильных шин и аккумуляторов (решение Новодвинского горсуда Архангельской области от 06.10.2021 по делу № 12-49/2021).

По забалансовому счету 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств» одновременно отражается движение денежных средств, учитываемых:

- на счетах 201 11 «Денежные средства на лицевых счетах...»;

- 201 34 «Касса».

Как правило, со счетом 201 11 учреждения ведут забалансовый учет, но к счету 201 34 забывают открыть счета 17 и 18.

Так, имеется судебный акт, по которому суд признал отчетность учреждения недостоверной, так как в ней отсутствовали аналитические показатели учета по счетам 17 и 18 в части операций по кассе, главбуху пришлось уплатить из-за этого штраф (постановление Ольского райсуда Магаданской области от 20.09.2021 по делу № 5-371/2021).

На счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» должны отражаться:

- форменное обмундирование, спецодежда;

- иное имущество, выданное работникам для выполнения должностных обязанностей.

Важно вовремя списать с забалансового учета имущество, которое пришло в негодность. Так, главному бухгалтеру учреждения вменили штраф 15 тыс. руб. за недостатки, выявленные в счете 27: учет имущества, фактическое наличие которого не было подтверждено инвентаризацией (решение Ленинского районного суда г. Екатеринбурга Свердловской области от 12.05.2021 по делу № 12-714/2021).

В соответствии с Инструкцией № 157н учреждения могут вводить дополнительные забалансовые счета (если это необходимо для управленческого учета и внутреннего контроля за сохранностью имущества). Но закрепление таких счетов в учетной политике обязывает учреждение:

- использовать их в строгом соответствии с назначением;

- отражать в отчетности.

Несоблюдение порядка применения дополнительно введенных счетов забалансового учета может привести к искажению отчетности и соответственно стать основанием для наказания главбуха учреждения.

Рассмотрим подобный судебный случай: учреждение, согласовав с региональным минздравом, ввело дополнительный забалансовый счет 32 «Лекарственные препараты, переданные для отпуска по рецептам фармацевтическим компаниям», который был предназначен для ведения учета лекарственных препаратов, предназначенных льготной категории граждан. Впоследствии ревизоры выявили в справке по забалансовым счетам нулевые показатели, посчитав это нарушением, так как списание лекарств в связи с выдачей нуждающимся гражданам не было подтверждено документально. Суд с мнением ревизоров согласился и оштрафовал главного бухгалтера (решения Суздальского районного суда Владимирской области от 22.04.2021 по делу № 12-37/2021 и от 15.03.2021 по делу № 12-19/2021).

Отличительная особенность нарушений по забалансовым счетам – это в большинстве своем высокое, а то и 100%-ное искажение показателей отчетных форм, и квалифицируется это как грубое нарушение правил ведения учета и составления отчетности, и в этом случае применяется ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП РФ с самым максимальным размером штрафа для должностных лиц – от 15 до 30 тыс. руб., а при повторном нарушении – до 50 тыс. руб.