Переход на электронный документооборот в бухгалтерии привел к изменениям в процессе отражения хозяйственных операций. Раньше дата отражения операции соответствовала дате составления документа, но с появлением информационных систем и электронного документооборота в закупках все изменилось.

Согласно Закону № 44-ФЗ поставщик (подрядчик, исполнитель) обязан размещать документ о приемке в Единой информационной системе (ЕИС). Процедура формирования и подписания электронного документа стала максимально прозрачной, информация о дате и времени подписания доступна всем пользователям. Это значит, что бухгалтерской службе не составит труда определить дату отражения операций в учете.

Положениями приказа № 61н также четко регламентируется процедура формирования Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Руководитель учреждения должен утвердить акт, а копия, сформированная на бумажном носителе, должна быть подписана представителем поставщика (подрядчика). Последний подписант электронного документа – руководитель учреждения-заказчика. Таким образом, датой отражения в учете денежного обязательства будет являться дата утверждения акта руководителем учреждения-заказчика. Аналогично урегулирован порядок формирования электронного документа и акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) приказом № 61н. Акт (ф. 0510448) создает передающая имущество сторона, а учреждение – получатель имущества заполняет «свою» часть документа. Дата отражения в учете будет соответствовать дате утверждения акта.

Согласно юридической оставляющей официальный документ должен обладать двумя свойствами:

- юридической значимостью, то есть возможностью его использования в качестве правового аргумента;

- юридической силой, то есть способностью документа вызывать правовые последствия.

Под подлинным документом понимается:

- документ, который содержит сведения, подтверждающие его достоверность, то есть сведения об авторе, времени и месте создания;

- сведения, подтверждающие достоверность документа, могут быть выявлены иным путем.

Дата документа отражает одно из следующих событий:

- время создания (подписания) документа;

- время события, которое в документе зафиксировано.

Документ, оформленный на бумажном носителе, содержит информацию о конкретном событии, соответственно время создания (подписания) документа может не совпадать со временем самого события. В этой связи важна дата подписания документа как один из основополагающих моментов возникновения правовых последствий.

При принятии решения о регистрации операции в учете на основании двухстороннего первичного документа необходимо определить дату регистрации в соответствии с требованиями, описанными ниже:

Однако существует своего рода исключение из правил, связанное непосредственно с документами, подтверждающими факт предоставления услуг, особенно в случае непрерывного оказания таких услуг. Результаты оказания услуг не могут быть измерены материально, поэтому стороны, заключившие такой договор, при подписании соответствующего акта записывают не сам факт оказания услуг, а объем и отсутствие претензий по качеству данных услуг. Важно отметить, что гражданское законодательство не требует оформления акта или иного документа, который удостоверял бы приемку результатов оказания услуг.

В то же время наличие подтверждающего акта не лишает заказчика права предъявить суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств. Кроме того, отсутствие актов о приемке, при наличии доказательств надлежащего оказания услуг, не может являться поводом для отказа заказчика от оплаты. В связи с этим подписание акта для сторон может датироваться по-разному. В целом дата приемки услуг имеет значение для заказчика в случае, если требуется оформление результатов приемки выполненных обязательств.