В силу ст. 330 Гражданского кодекса РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.

Правила списания сумм неустоек, штрафов, пеней, начисленных поставщику, но не списанных потребителем, в связи с неисполнением указанных в договоре обязательств, утверждены постановлением Правительства РФ от 30 ноября 2018 г. № 1491. Согласно этим Правилам, списание неустойки осуществляется на основании учетных данных. А они могут появиться на основании надлежащим образом оформленных документов.

Для списания неустойки необходимо:

- начисление неустойки;

- подтверждение суммы предъявленных штрафных санкций сторонами контракта;

- в бухгалтерском учете должна быть отражена операция по признанию доходов текущего периода – по дебету счета 401 40 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции с кредитом счета 401 10 «Доходы текущего финансового года».

Если учреждение-заказчик не исполнило обязанность по направлению требования об уплате неустойки (пени), «простить» не предъявленную контрагенту сумму штрафных санкций нельзя. В постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16 октября 2023 г. № Ф07-12196/23 по делу № А05-14380/2022 суд признал незаконным решение заказчика о списании неустойки с поставщика, поскольку заказчик не исполнил обязанность по направлению требования об уплате неустойки. Так, для списания неустойки необходимо выполнить все предусмотренные законом требования. Несоблюдение хотя бы одного из этих требований может привести к признанию решения о списании неустойки незаконным.