Напомним, что начисление задолженности по недостачам, хищениям, неустойкам, требованиям по возмещению ущерба и иным требованиям по компенсации затрат по счету 401 10 является обоснованным в случае, если установлено виновное лицо / контрагент и получено его согласие на погашение задолженности в определенном размере в текущем финансовом году, а также если возможно удержание суммы в соответствии с условиями договора.

При этом Стандарт «Доходы» относит к доходам от штрафов, пеней, неустоек, возмещения ущерба экономические выгоды или полезный потенциал, полученные или ожидаемые к получению. В целях отражения в учете ожидаемых / прогнозных доходов от возмещения ущерба, штрафов, пеней, неустоек, компенсации затрат учреждения, в ситуации, когда у субъекта учета отсутствует уверенность в получении денежных средств, предусмотрен счет 401 40 «Доходы будущих периодов».

Таким образом, нужно начислять такого рода задолженность в корреспонденции со счетом 401 40, если:

- не определено конкретное виновное лицо. Например, в отношении пропавшего имущества нет лица, на которое возложена полная материальная ответственность, устанавливается круг виновных лиц;

- не получено согласие виновного лица или контрагента на возмещение ущерба, неустойки, затрат учреждения, либо есть судебное решение на взыскание таких сумм – ведь оно может быть оспорено;

- виновное лицо / контрагент установлено, однако не соглашается с размером предъявленной ему задолженности, предстоит разбирательство по урегулированию данной суммы.

В новых редакциях Инструкций № 174н и 183н учтены соответствующие изменения, которые должны применяться с 2020 года.

Начисление задолженности с применением счета 401 40 возможно в следующих ситуациях:

Корреспонденция счетов

Что начисляем?

Дебет

Кредит

0 209 ХХ 567

0 401 40 172

Задолженность по недостачам, хищениям, потерям имущества, ущерба, нанесенного имуществу (кроме денежных средств), в случае отсутствия виновного лица или его несогласия с суммой ущерба

0 209 34 567

0 401 40 134

Задолженность работников учреждения по излишне выплаченным им суммам оплаты труда, иным переплатам (не удержанным из заработной платы), в случае оспаривания работником оснований и размеров удержаний

0 209 34 56Х

0 401 40 134

Задолженность по компенсации расходов, понесенных учреждением в связи с реализацией требований, установленных законодательством РФ, в случае оспаривания контрагентом оснований и размеров возмещения

0 209 43 56Х

0 401 40 143

Задолженность по возмещению ущерба имуществу при возникновении страховых случаев в случае несогласия контрагента с суммой ущерба

0 209 41 56Х

0 401 40 141

Задолженность по штрафам, пеням, неустойкам за нарушение условий договоров / контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, иных санкций, в случае несогласия контрагента с суммой задолженности

0 401 40 1ХХ

0 209 ХХ 66Х

Уточнение / уменьшение суммы ранее признанной задолженности по ущербу, недостачам, неустойкам, иным требованиям по компенсации затрат, в том числе на основании решения суда, а также в связи с неустановлением виновных лиц

При этом отметим, что к просроченной задолженности не относится дебиторская задолженность, сформированная по счету 209 00 "в корреспонденции со счетом 401 40 «Доходы будущих периодов».