Для предотвращения нарушений при расчете отпускных нужно предоставлять работникам отпуска строго по утвержденному графику. В случае несоответствия этому порядку возможны штрафные санкции. Кроме того, сотрудник, не получивший отпуск в соответствии с графиком, может обратиться в суд. Отсутствие утвержденного графика отпусков или исключение из него отдельных работников может негативно сказаться на работодателе в суде при рассмотрении трудовых споров. Судебные разбирательства могут обернуться для организации дополнительными тратами, включая компенсацию морального вреда. Обязательно донесите эту информацию до руководства вашего учреждения. При планировании и выплате отпусков учитывайте следующие правила:
1. Согласно ТК РФ данный документ необходимо утвердить в организации не позже чем за две недели до начала очередного календарного года. Поэтому график отпусков следует утвердить до 17 декабря включительно. Если утверждение графика произойдет позже, это может трактоваться проверяющими органами и судами как нарушение трудового законодательства. Организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тыс. руб. за подобное нарушение. Также важно ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под подпись, что является обязанностью работодателя в соответствии с ТК РФ.
2. В график отпусков следует включать всех сотрудников, находящихся в трудовых отношениях на момент утверждения, включая тех, кто может прервать декретный отпуск. Исключение составляют мобилизованные работники, для которых условия будут изменены только после возобновления трудовых договоров.
3. Можно ли не указывать в графике отпусков конкретные даты? Минтруд и Роструд недавно высказали противоположные мнения на этот вопрос. Министерство обосновывает свою позицию тем, что ТК РФ не требует указывать время предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска – можно указать лишь месяц или конкретные числа. Специалисты Минтруда также напомнили об определении ВС РФ, в котором указано, что закон не требует обозначения точной даты начала отпуска в графике. Роструд считает иначе и утверждает, что термин «график» подразумевает указание конкретных периодов, включая даты начала и окончания отпуска. Напомним, что Роструд ранее рекомендовал указывать точные даты для ежегодного отпуска. 4. Не позже чем за две недели до начала отпуска информируйте сотрудников. Для этого приглашайте их в отдел кадров и предоставляйте проект приказа об отпуске на подпись. Это можно сделать и в электронном виде. Закон об электронном документообороте позволяет обмениваться документами между работником и работодателем в электронном формате. Также уже два года можно обмениваться электронными кадровыми документами через «Госуслуги».
5. Подписанный приказ о предоставлении отпуска должен быть быстро направлен в бухгалтерию. Убедитесь, что в графике документооборота предусмотрен срок передачи этого документа бухгалтерам, чтобы у них было время на расчет отпускных и их своевременное перечисление на карту сотрудника.
6. При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их поступления. Если документы переданы с опозданием и это приведет к задержке выплат, можно будет доказать, что бухгалтерия не несет ответственности за нарушение прав сотрудника.
7. Работник должен получить свои отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, однако их можно выплатить заранее. Если же будет задержка с выплатой, это обязательно будет зафиксировано при проверке, и работодатель может быть оштрафован. Чтобы избежать штрафов, отправляйте платежные документы в казначейство на несколько дней вперед. Помните, что на обработку заявки может уйти время, и после этого банк еще будет зачислять средства на карту. Проверяющие требуют, чтобы деньги были зачислены на счет работника за три дня до начала отпуска.
8. Закон говорит о необходимости выплаты отпускных за три дня до начала отпуска, но не уточняет, рабочие это дни или календарные. Специалисты считают, что речь идет о трех календарных днях. Следовательно, если работник уходит в отпуск в понедельник, отпускные должны быть выплачены в пятницу или четверг.
9. Иногда работник может попросить отпуск вне графика «завтра или послезавтра». В таких случаях соблюсти трехдневный срок для выплаты отпускных становится невозможно, и вопрос о наличии правонарушения со стороны работодателя в данной ситуации остается спорным. Два года назад появились предложения внести поправки в ТК РФ, чтобы уточнить, что оплата отпуска, запрос на который поступил менее чем за три дня, не подлежит обычным нормам. Однако Госдума отклонила эти инициативы, что оставляет проверяющим возможность на штрафы.
10. Учреждение не обязано выплачивать зарплату за отработанное время в день начала отпуска вместе с отпускными. Рекомендуется производить выплаты в установленные сроки вашей организации. Авансирование зарплаты до обозначенных сроков противоречит трудовому законодательству и может привести к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
