Выплата заработной платы в Расчете 6-НДФЛ отражается в соответствии с порядком, утв. приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок).

Для корректного заполнения формы нужно учитывать:

1. Датой фактического получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

2. Датой удержания исчисленной суммы налога должен быть день выплаты заработной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

3. Дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ в бюджет (поле 021), – первый рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты (п. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ, см. также письмо ФНС России от 13.12.2018 № БС-4-11/24355@).

В Разделе 1 Расчета указывается информация по операциям, произведенным за три месяца соответствующего отчетного периода. В этом разделе указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога (обобщенные по всем физическим лицам) (п. 3.1 Порядка). В Разделе 2 Расчета нарастающим итогом с начала года отражаются суммы начисленной зарплаты, исчисленного и удержанного налога по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).

На сегодняшний день, согласно актуальным разъяснениям, доходы, в том числе заработная плата, которые фактически не выплачены на дату представления расчета по форме 6-НДФЛ, в форме 6-НДФЛ налоговым агентом не отражаются, в т. ч. в полях 110 и 140. Однако после фактической выплаты дохода налоговому агенту нужно представить уточненный расчет. В данном случае налоговая служба рекомендует отчитываться, соблюдая срок представления формы 6-НДФЛ (письма ФНС России от 25.11.2021 № БС-4-11/16428@, от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@).

Рассмотрим на примерах заполнение Расчета 6-НДФЛ в различных ситуациях.

Выплата заработной платы физическому лицу до окончания расчетного месяца

Пример 1. Срок выплаты заработной платы в организации – 2-е число каждого месяца. Выплата зарплаты за декабрь 2021 года приходится на 02 января 2022 года. Поскольку это нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК РФ), то зарплата в организации была выплачена 30 декабря 2021 года (ст. 136 ТК РФ).

В разделе 1:

- в поле 020 – должна быть общая по всем физическим лицам сумма НДФЛ, удержанная за октябрь – декабрь 2021 года;

- в поле 021 – 10.01.2022;

- в поле 022 – должна быть сумма НДФЛ, удержанная с заработной платы за декабрь 2021 года.

В Разделе 2 Расчета за 2021 год:

- в полях 110, 112 – должна быть общая сумма заработной платы, начисленной сотрудникам за 2021 год (январь – декабрь);

- в поле 130 – должна быть общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140 – должна быть сумма исчисленного НДФЛ с заработной платы на последнее число каждого месяца 2021 года (на 31 января... 31 декабря) (письмо ФНС России от 09.08.2021 № СД-19-11/283@);

- в поле 160 – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты за январь – декабрь 2021 года.

Пример 2. Заработная плата за декабрь выплачена 10.01.2022.

В этом случае сумма начисленной зарплаты за декабрь и сумма исчисленного с нее НДФЛ должны отразиться только в Разделе 2 Расчета за 2021 год:

- в полях 110, 112 – должна быть общая сумма заработной платы, начисленной работникам за 2021 год (за январь – декабрь);

- в поле 130 – должна быть общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140 – должна быть сумма исчисленного НДФЛ с заработной платы на последнее число каждого месяца 2021 года (на 31.01, 28.02 и т. д.) (письмо ФНС России от 09.08.2021 № СД-19-11/283@).

Удержанный с зарплаты за декабрь НДФЛ в разделе 1 Расчета за 2021 год не должен отразиться.

Раздел 2 Расчета за I квартал 2022 года:

- в поле 160 – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты за декабрь 2021 года.

В разделе 1:

- в поле 020 – должна быть общая сумма НДФЛ по всем физическим лицам, удержанная в I квартале 2022 года, а также с зарплаты за декабрь 2021 года, выплаченной в январе 2022 года;

- в поле 021 – 11.01.2022;

- в поле 022 – должна быть сумма НДФЛ, удержанная с заработной платы за декабрь 2021 года.

Доход в виде заработной платы, начисленный работнику за декабрь 2021 года и выплаченный в январе 2022 года, и сумма исчисленного НДФЛ с указанного дохода также указываются в Приложении № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету по форме 6-НДФЛ за 2021 год (письмо ФНС России от 09.08.2021 № СД-19-11/283@).

Пример 3. 31.03.2021 выплачена заработная плата за март, что является последним днем отчетного периода. Учитывая п. 6 ст. 226 НК РФ, срок перечисления НДФЛ в этом случае – не позднее 01.04.2021.

Соответственно в Расчете 6-НДФЛ будет отражена информация и в 1-м, и во 2-м Разделе за I квартал 2021 года (письмо ФНС России от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@).

В разделе 1:

- в поле 020 – должна быть общая сумма НДФЛ по всем физическим лицам, удержанная за январь – март 2021 года;

- в поле 021 – 01.04.2021;

- в поле 022 – должна быть сумма НДФЛ, удержанная с заработной платы за март 2021 года.

В Разделе 2 Расчета:

- в полях 110, 112 – должна быть общая сумма заработной платы, начисленной работникам в I квартале 2021 года (за январь – март);

- в поле 130 – должна быть общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140 – должна быть сумма НДФЛ с заработной платы, начисленной на последнее число каждого месяца I квартала 2021 года: на 31 января, 28 февраля, 31 марта;

- в поле 160 – должна быть отражена сумма налога, удержанная с зарплаты за январь – март 2021 года, поскольку обязанность удержать налог у налогового агента возникает только на дату фактической выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Выплата дохода, начисленного в другом периоде

Пример. Организация заключила с двумя работниками трудовые договоры и в течение полугодия 2021 года начисляла и выплачивала им доходы. Одному из работников ежемесячно предоставлялся стандартный налоговый вычет на ребенка – 1400 руб. Суммы выплат по видам доходов, НДФЛ и даты операций приведены в таблице ниже:

Расчет за I квартал 2021 года представлен в налоговую инспекцию 16.04.2021.

В Расчете за I квартал 2021 года:

В Разделе 1 Расчета нужно заполнить следующие строки:

- в поле 020 – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты за январь, февраль 2021 года, и отпускных, выплаченных 03.03.2021.

В первом блоке (поля 021, 022):

- в поле 021 – 11.02.2021 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога, удержанная с зарплаты за январь;

- в поле 022 – 8918 руб. – сумма налога, удержанная с зарплаты за январь, выплаченной.

Во втором блоке (поля 021, 022):

- в поле 021 – 11.03.2021 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога, удержанная с зарплаты за февраль;

- в поле 022 – 8918 руб. – сумма налога, удержанная с зарплаты за февраль.

В третьем блоке (поля 021, 022):

- в поле 021 – 31.03.2021 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога, удержанная с отпускных;

- в поле 022 – 1589 руб. – сумма налога, удержанная с отпускных.

В Разделе 2 Расчета нужно заполнить следующие строки:

- в полях 110, 112 – 222 220 руб. – должна быть общая сумма зарплаты и отпускных, начисленной работникам в I квартале 2021 года (январь – март);

- в поле 130 – 4200 руб. – должна быть общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140 – 28 343 руб. – должна быть исчисленная сумма НДФЛ с зарплаты и отпускных, на последнее число каждого месяца I квартала 2021 года;

- в поле 160 – 19 425 руб. – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты за январь и февраль 2021 года, а также с отпускных, выплаченных 03.03.2021, поскольку обязанность удержать налог возникает у налогового агента только на дату фактической выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, сумма налога (8918 руб.), удержанная с зарплаты за март, выплаченной в апреле, отразится в поле 160 в Разделе 2 Расчета за полугодие и в полях 021 и 022 Раздела 1.

Например, Иванову ежемесячно выплачивалась зарплата в размере 35 000 руб., а также был представлен вычет на первого ребенка в размере 1400 руб. Отпускные составили 12 220 руб.

Справка о доходах Иванова за 2021 год должна быть заполнена следующим образом:

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»:

- в поле «Общая сумма дохода» – должно быть 117 220 руб. (35 000 руб. x 3 мес. + 12 220 руб.);

- в поле «Налоговая база» – должно быть 113 020 руб. (117 220 руб. – 1400 руб. x 3 мес.);

- в поле «Сумма налога исчисленная» – должно быть 14 693 руб.;

- в поле «Сумма налога удержанная» – должно быть 14 693 руб.;

- в поле «Сумма налога перечисленная» – должно быть 14 693 руб.

Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»:

- в поле «Код вычета» – должен быть код 126;

- в поле «Сумма вычета» – должно быть 4200 руб.

Приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»:

1. Заработная плата:

- в поле «Месяц» – должно быть 01 (02, 03);

- в поле «Код дохода» – должно быть 2000;

- в поле «Сумма дохода» – должно быть 35 000 руб.;

- поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются.

2. Отпускные:

- в поле «Месяц» – должно быть 03;

- в поле «Код дохода» – должно быть 2012;

- в поле «Сумма дохода» – должно быть 12 220 руб.;

- поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются.

Выплата заработной платы с нарушением срока (в связи с финансовыми трудностями)

Пример. Во II квартале 2022 года начисленная зарплата не выплачивалась сотрудникам по причине тяжелого финансового положения организации. Соответственно с доходов работников не удерживался и не перечислялся в бюджет НДФЛ.

Зарплата за апрель была выплачена 04.07.2022, за май – 21.07.2022.

В стандартной ситуации:

- в Разделе 1 – указываются суммы фактически удержанного налога;

- в Разделе 2 – суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога.

Позиция ФНС России такова, что сумма заработной платы, которая фактически не была получена работниками, в Расчете не отражается.

После же факта получения сотрудниками зарплаты организации необходимо представить уточненный Расчет за полугодие, заполнив Раздел 2 (позиция ФНС России выражена в письмах от 25.11.2021 № БС-4-11/16428@, от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@).

В Расчете за 9 месяцев должны быть заполнены оба раздела.

Уточненный Расчет 6-НДФЛ за II квартал 2022 года:

Раздел 1 не заполняется.

Раздел 2:

- в полях 110, 112 – должна быть общая сумма заработной платы, начисленной работникам за полугодие 2022 года (за январь – июнь, кроме июня);

- в поле 130 – должна быть общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140 – должна быть сумма исчисленного, но не удержанного и не перечисленного в бюджет НДФЛ с заработной платы второго квартала 2022 года.

Заполнение Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2022 года:

Раздел 1:

- в поле 020 – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты с января по май 2022 года.

В первом блоке (поля 021 и 022):

- в поле 021 – 05.07.2022 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога, удержанная с зарплаты за апрель;

- в поле 022 – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты за апрель.

Во втором блоке (поля 021 и 022):

- в поле 021 –22.07.2022 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога, удержанная с зарплаты за май;

- в поле 022 – должна быть сумма налога, удержанная с зарплаты за май.

Раздел 2:

- в полях 110, 112 – должна быть общая сумма заработной платы, начисленной и выплаченной работникам за 9 месяцев 2022 года;

- в поле 130 – должна быть общая сумма налоговых вычетов;

- в поле 140 – должна быть сумма исчисленного НДФЛ с заработной платы, выплаченной за 9 месяцев 2022 года;

- в поле 160 – должна быть общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода (то есть без суммы НДФЛ за июнь).

Выплата дохода работникам за первую половину месяца (аванс)

Пример. Заработная плата за первую половину июня выплачена 20 июня. Окончательный расчет за июнь – 05 июля. Расчет 6-НДФЛ заполнен после выплаты зарплаты.

Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она была начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Данное правило применяется независимо от порядка выплаты заработной платы. Обязанность удержать НДФЛ возникает на дату фактической выплаты зарплаты.

В данном случае аванс за 1-ю половину июня отражается в Расчете 6-НДФЛ в составе зарплаты за июнь.

Соответственно особенностей при заполнении Расчета 6-НДФЛ в данном случае не существует. Все операции отражаются в Расчете в общем порядке.

При удержании алиментов из дохода работника

Пример. Доход работника в сентябре составил 100 000 руб. Сумма налога – 13 000 руб. (100 000 руб. х 13 %). На основании исполнительного листа организация ежемесячно удерживает с доходов этого работника алименты в размере 25 % ((100 000 руб. – 13 000 руб.) х 25 % = 21 750 руб.).

Удержание алиментов из дохода работников не влияет на заполнение расчета 6-НДФЛ и Справки о доходах.

Начисленный доход будет отражен в Разделе 2:

- в полях 110, 112 – должна быть сумма дохода 100 000 руб.,

- в полях 140, 160 – должна быть сумма налога, исчисленная и удержанная с начисленного дохода, – 13 000 руб.

Зарплата выплачена за счет субсидии за нерабочие дни

В соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 07.09.2021 № 1513, организации могут получить субсидию на выплату зарплаты своим работникам в размере 12 792 руб. Данная сумма не облагается НДФЛ (п. 89 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 02.02.2022 № БС-4-11/1156@). Такой доход освобождается от налогообложения однократно.

Для оплаты вознаграждения гражданско-правовых договоров за счет субсидии изменений нет.

Порядок заполнения 6-НДФЛ при выплате зарплаты за счет субсидий ФНС России разъяснила в письмах от 02.02.2022 № БС-4-11/1156@ и от 04.02.2022 № БС-4-11/1276@.

В этом случае в 6-НДФЛ в Разделе 2 необлагаемая часть зарплаты, выплаченная за счет субсидии, отражается в поле 130 «Сумма вычетов», и зарплата в полях 110, 112 отражается в полном объеме.

Пример. Организация получила субсидию в размере 12 792 руб. х 10 человек = 127 920 руб. в декабре 2021 года. Денежные средства были выплачены в полном объеме в виде заработной платы за декабрь. Ежемесячно сумма начисленного дохода составляет 600 000 руб. Стандартные вычеты в течение года не предоставлялись.

Зарплата за декабрь 2021 года была выплачена 10.01.2022.

В Разделе 2 Расчета 6-НДФЛ за 2021 год:

- в полях 110, 112 – должно быть 7 200 000 руб. (600 000 руб. х 12 мес.) – сумма заработной платы, начисленная работникам за январь – декабрь 2021 года;

- в поле 130 – должно быть 127 920 руб. – необлагаемая часть дохода за декабрь, выплаченная за счет полученной субсидии;

- в поле 140 – должно быть 919 370 руб. – сумма НДФЛ, исчисленная с дохода за январь – декабрь 2021 года ((7 200 000 руб. – 127 920 руб.) х 13 %);

- в поле 160 – должно быть 858 000 руб. – НДФЛ, удержанный с зарплаты за январь – ноябрь 2021 года.

В Разделе 1 Расчета за 2021 год:

- в поле 020 – должна быть сумма НДФЛ, удержанная по всем физическим лицам за октябрь – декабрь 2021 года;

- в поле 021 – должны быть даты, не позднее которых сумма удержанного налога должна быть перечислена в бюджет;

- в поле 022 – должен быть удержанный НДФЛ.

Сумма НДФЛ, удержанная с зарплаты за декабрь, которая была выплачена 10.01.2022, будет отражена в Разделе 1 и в Разделе 2 Расчета в поле 160 за I квартал 2022 года (письмо ФНС России от 11.02.2022 № БС-3-11/1230@).

В Справке о доходах и суммах налога физического лица сумма заработной платы, выплаченная за счет субсидии, указывается в поле «Сумма дохода» с указанием в поле «Код дохода» 2000, а в поле «Сумма вычета» – сумма в пределах 12 792 руб. с указанием в поле «Код вычета» 620.