Инвентаризация – сложный процесс, вызывающий у работников бюджетной сферы множество вопросов, а причина тому – отсутствие четкого механизма и порядка ее проведения, закрепленного соответствующими нормативными правовыми актами.

В 2024 году всё изменится! Вскоре у организаций бюджетной сферы появятся Общие требования к порядку проведения инвентаризации в виде нового приложения к Стандарту «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», в котором содержатся изменения, утвержденные приказом Минфина России от 13.09.2023 № 144н.

Общие требования к порядку проведения инвентаризации будут обязательны к применению с 2024 года, в зависимости от готовности организаций с организационной и технологической точек зрения, но не позднее 01 июля 2024 года. Однако мы рекомендуем организациям бюджетной сферы предусмотреть аналогичные положения в действующих Порядках проведения инвентаризации. Ведь только при этом условии они смогут применяться при инвентаризации в 2024 году.

Предлагаем рассмотреть новый подход к проведению инвентаризации, важные детали и особенности ее проведения, которые помогут избежать ошибок и обеспечить достоверную годовую отчетность.

1. Основания для проведения инвентаризации.

Инвентаризация обязательна:

При обнаружении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей.

2. В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Общие требования к инвентаризации однозначно устанавливают, что в случае указанных причин инвентаризация проводится относительно объектов инвентаризации, непосредственно связанных с указанными случаями, сразу после окончания соответствующего события. Если проведение инвентаризации по окончании события невозможно, инвентаризация проводится непосредственно после устранения причин, препятствующих ее проведению.

3. При передаче имущественных объектов, в том числе объектов с полной материальной ответственностью, от одного ответственного лица к другому, проводится инвентаризация на день передачи.

Если в течение календарного года происходила смена ответственного лица и проводилась инвентаризация, ее результаты могут быть использованы при составлении годовой отчетности.

4. При передаче, возврате или продаже комплекса имущественных объектов, а также при аренде, управлении, безвозмездном пользовании или выкупе такого комплекса.

5. В других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. Например, для подтверждения данных годовой отчетности (п. 9 Инструкции № 33н, п. 7 Инструкции № 191н).

Нормативные акты, регулирующие учет и отчетность, не указывают на необходимость проведения инвентаризации только по окончании финансового (отчетного) года. Инвентаризация может быть проведена на дату, предшествующую окончанию финансового года, в целях составления годовой бюджетной отчетности. Тем не менее, по мнению финансовых специалистов, проведение годовой инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности до 31 декабря допустимо только для нефинансовых активов (письмо Минфина России от 22.10.2019 № 02-07-10/81064).

Раздел V Общих требований к инвентаризации также содержит обязательные случаи проведения инвентаризации. Некоторые из них повторяют обязательные случаи, предусмотренные п. 81 Стандарта «Концептуальные основы...», поэтому перечислим основания повторно.

Обязательная инвентаризация проводится:

- при бригадной материальной ответственности в случае смены бригадира, выхода из бригады более 50 % ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады. Инвентаризация проводится по всем объектам имущества, за которые отвечает бригада, на день передачи функций или непосредственно по факту требования о проведении инвентаризации;

- при реорганизации организации, за исключением случаев преобразования. Инвентаризация проводится по всем объектам инвентаризации перед составлением акта передачи или разделительного баланса;

- при ликвидации/упразднении субъекта учета.

Инвентаризация проводится по всем объектам инвентаризации перед составлением ликвидационного баланса.

Поскольку другие случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно, могут быть предусмотрены локальными нормативными актами организаций бюджетной сферы, уже сейчас возможны основания для обязательной инвентаризации, закрепленные в Общих правилах к инвентаризации, которые обязательны к применению с 2024 года.

2. Важность качественного проведения инвентаризации.

Законодательством не предусмотрен штраф за непроведение инвентаризации, и организации бюджетной сферы смогут составить годовую бухгалтерскую отчетность без нее. Тем не менее, учитывая, что цель годовой инвентаризации – это обеспечение достоверности данных, отражаемых в итоговой отчетности, отсутствие проведения инвентаризации указывает на риск недостоверных данных.

Из раза в раз «контролёры» фиксируют отсутствие проведения инвентаризации как нарушение, что может послужить поводом для проверки наличия имущества ревизорами в ходе контрольных мероприятий. При выявлении недостач или излишков автоматически встает вопрос об искажении данных учета и отчетности, что может привести к наложению штрафа согласно ст. 15.15.6 КоАП РФ. Также, если результаты инвентаризации не отражены в учете, это является прямым основанием для наложения штрафа согласно ст. 15.15.6 КоАП РФ за грубое нарушение бухгалтерского/бюджетного отчета. В казенных учреждениях служба ВФА проверяет качество проведенной инвентаризации в рамках проверки достоверности бюджетной отчетности. Начиная с годовой отчетности за 2021 год требуется аудиторское заключение перед подписанием годового бюджетного отчета.

3. Новый порядок проведения инвентаризации.

Теперь каждая организация бюджетной сферы должна разработать Порядок проведения инвентаризации. Даже в случае централизованного ведения бухгалтерии ответственность за определение порядка проведения инвентаризации остается на учреждениях. Такие положения должны быть одобрены самостоятельно организацией в соответствии с требованиями письма Межрегионального бухгалтерского УФК от 16.08.2022 № 92-01-01/3608.

Отсутствие в учетной политике положений, утверждающих порядок и график проведения инвентаризации, а также требований к составу инвентаризационной комиссии рассматривается ревизорами и судами как нарушение (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2022 № 04АП-3978/22). Следствием признания недействительной годовой инвентаризации, как правило, является признание недостоверности годовой отчетности бухгалтера.

Порядок проведения инвентаризации, включая особенности работы инвентаризационных комиссий, определяется на основе учетной политики. Учетная политика также содержит следующие положения:

- основания для проведения инвентаризации, за исключением обязательных;

- перечень объектов, подлежащих инвентаризации;

- условия и способы проведения инвентаризации;

- сроки проведения инвентаризации.

При разработке порядка проведения инвентаризации учреждения часто используют положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания № 49).

Однако с 01.04.2025 Методические указания № 49 упраздняются согласно приказу Минфина России от 27.04.2023 № 189.

Следовательно, организации бюджетной сферы смогут фактически использовать их положения только до 01.04.2025. Поэтому, учитывая, что приказ Минфина России № 144н устанавливает Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств и будет применяться с 2024 года, целесообразно уже сейчас при разработке Порядка проведения инвентаризации использовать положения этого приказа, а не Методические указания № 49.

Требования к проведению инвентаризации включают следующие аспекты:

1. Создание и функционирование инвентаризационной комиссии:

- определение состава и назначение членов комиссии;

- распределение полномочий и ответственности между членами комиссии;

- установление регламента работы комиссии.

2. Организация проведения инвентаризации:

- определение объектов инвентаризации (недвижимое имущество, материальные ценности, долговые обязательства и т. п.);

- выбор способов и методов проведения инвентаризации (физический учет, пересчет, сопоставление с учетными записями и т. п.).

3. Формализация результатов инвентаризации:

- оформление актов инвентаризации для каждого объекта;

- фиксация выявленных разночтений и отклонений от учетных данных;

- заключение инвентаризации с обобщением результатов и предложениями по дальнейшим действиям.

4. Обязательные случаи проведения инвентаризации:

- передача активов или их выбытие из организации;

- проведение внутреннего или внешнего аудита;

- изменения в организационной структуре;

- финансовые проверки со стороны государственных органов и другие законодательно установленные случаи.

Для организаций бюджетной сферы следует рассмотреть указанные требования при разработке Порядка проведения инвентаризации. Помимо этого, имеет смысл создать постоянно действующую комиссию, которая была бы уполномочена принимать решения о признании дебиторской задолженности как нереальной к взысканию. Такая комиссия сможет эффективно работать с такими задолженностями, обладая необходимыми знаниями и информацией.

Инвентаризационные комиссии могут быть постоянно действующими, временными или рабочими, их число может варьироваться в зависимости от потребностей организации:

Комиссия

В каком документе устанавливается состав

Основание

Постоянная комиссия

В приказе о создании инвентаризационной комиссии.

Допускается в Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439), но за исключением председателя комиссии и его заместителя. Эти лица утверждаются руководителем организации в приказе о создании инвентаризационной комиссии

Пункт 11 Общих требований к инвентаризации / Порядок проведения инвентаризации / Положение о работе комиссии

Временная комиссия

(создается на время проведения инвентаризации)

В Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439)

Пункт 11 Общих требований к инвентаризации / Порядок проведения инвентаризации / Положение о работе комиссии

Рабочая комиссия

В Решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439)

Пункт 34 Методуказаний к приказу № 61н

По мнению специалистов Минфина России, оптимальным вариантом является выбор и назначение председателя и заместителя председателя инвентаризационной комиссии приказом о ее создании. В состав комиссии для проведения инвентаризации включаются работники, способные оперативно участвовать в процессе, а также эксперты, обладающие специальными знаниями. Если инвентаризация проводится при реорганизации бюджетного учреждения, состав комиссии может включать представителей другой стороны процесса реорганизации (см. письмо Минфина России от 22.07.2016 № 02-07-10/43062).

Для проведения инвентаризации большого объема объектов руководитель может передать полномочия по проведению инвентаризации нескольким комиссиям или создать рабочие комиссии. Распределение обязанностей и порядок взаимодействия устанавливаются Порядком проведения инвентаризации и(или) Положениями о комиссиях. При проведении инвентаризации с участием рабочих комиссий ответственное лицо одной из них указывается в качестве председателя с правом голоса при принятии решения о результатах инвентаризации. Рабочие комиссии возглавляются председателями, уполномоченными инвентаризационной комиссией (см. Методуказания к приказу № 61н).

Заседание комиссии считается правомочным, если в нем принимает участие не менее 2/3 членов комиссии, имеющих право голоса. В настоящее время нет установленного нормативами кворума присутствия на заседании, однако с 2024 года требование присутствия не менее 2/3 членов комиссии будет обязательным в соответствии с Общими требованиями к инвентаризации. В 2023 году кворум присутствия определяется только Порядком проведения инвентаризации и может быть иным.

При невозможности участия в заседании комиссии ее члены обязаны предупредить секретаря комиссии о своем отсутствии до начала заседания.

В случае отсутствия кворума на заседании комиссии председатель имеет право назначить новую дату заседания в пределах срока инвентаризации.

В случае равенства голосов при принятии решения комиссии решающим является голос председателя. Кроме того, учетная политика должна определить кворум для принятия решений – минимальный процент голосов «за», необходимый для принятия решения.

4. Состав инвентаризационной комиссии.

Комиссия должна включать не менее трех членов в соответствии с п. 5 Общих требований об инвентаризации.

В случае если число сотрудников организации бюджетной сферы не превышает 3 человек, по согласованию с субъектом консолидированной отчетности представители субъекта консолидированной отчетности могут быть включены в состав комиссии с правом голоса в целях проведения инвентаризации в соответствии с п. 7 Общих требований к инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководителем организации бюджетной сферы в соответствии с п. 5 Общих требований к инвентаризации.

Комиссия включает в себя следующих участников:

1. Председатель комиссии.

2. Заместитель председателя комиссии – лицо, замещающее председателя в случае его временного отсутствия в течение инвентаризации.

3. Секретарь комиссии – член комиссии, ответственный за оформление документов, требующих подписания членами комиссии.

4. Члены комиссии.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые сотрудники организации, а также привлеченные специалисты, включая работников бухгалтерской службы или ЦБ организации. Желательно (а в некоторых случаях – обязательно согласно п. 7 Общих требований к инвентаризации), чтобы в комиссии присутствовали сотрудники бухгалтерии, а также технические специалисты, которые могут оценить состояние имущества организации. Также в состав инвентаризационной комиссии необходимо включать представителей службы внутреннего контроля организации бюджетной сферы. При проведении инвентаризации расчетов рекомендуется включить в состав комиссии специалиста юридической службы.

Кто не может входить в состав комиссии 

Лицо

Комментарий

Основание

Материально ответственное лицо

Не допускается включение в состав комиссии лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, инвентаризируемые комиссией.

 

Кроме того, не рекомендуется и назначение такого лица председателем комиссии – это может снизить эффективность инвентаризации как одной из процедур внутреннего контроля и помешать достижению одной из основных целей инвентаризации – сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

 

Учитывая, что постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий может быть несколько, в данном случае можно рекомендовать создать как минимум две комиссии для перекрестной инвентаризации ответственными лицами друг друга. В таком случае ответственное лицо вполне может быть председателем или членом инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию имущества другого ответственного лица

Пункт 7 Общих требований к инвентаризации.

Пункт 79 Стандарта «Концептуальные основы...», ч. 2 ст. 11 Закона № 402-ФЗ

Субъект внутреннего финансового аудита

Не допускается привлечение субъекта ВФА в состав инвентаризационной комиссии в отчетном и текущем финансовых годах

Пункт 3 раздела I Методических рекомендаций по организации внутреннего финансового аудита, доведенных письмом Минфина России от 28.04.2023 № 02-10-13/40269

Лицо, ответственное за использование имущества по его назначению и(или) за сохранность имущества, в отношении которого проводится инвентаризация, не может быть председателем комиссии

Назначение председателем инвентаризационной комиссии лица, ответственного за использование имущества по его назначению и(или) за сохранность имущества, в отношении которого проводится инвентаризация, рассматривается как условие (обстоятельство) для реализации бюджетного риска

Пункт 7 Приложения № 1 к Федеральному стандарту ВФА «Планирование и проведение внутреннего финансового аудита»

Кто должен входить в состав комиссии

Лицо

Комментарий

Основание

Председатель комиссии

Заместитель председателя комиссии

Секретарь комиссии

Комиссия состоит не менее чем из 3 человек

Пункт 5 Общих требований к инвентаризации

Лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета

Лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета, включается в состав комиссии в случаях, поименованных в п. 7 Общих требований к инвентаризации

Пункт 7 Общих требований к инвентаризации

В 2023 году специалисты финансового ведомства России отмечают, что нормативные правовые акты, регулирующие проведение инвентаризации, не содержат требований о необходимости присутствия бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии (письма Минфина России от 14.04.2023 № 02-06-05/33795, от 19.05.2020 № 02-07-10/41023). Однако в Общих требованиях к инвентаризации активов и обязательств, которые планируется применять с 2024 года, предусмотрены случаи, когда лицо, ведущее бухгалтерский учет, обязано быть членом комиссии. Такие случаи включают проведение инвентаризации для следующих объектов (п. 7 Общих требований к инвентаризации):

- денежные средства;

- прочие ценности, находящиеся на счетах или вкладах либо находящиеся на хранении в кредитной организации;

- электронные денежные средства;

- прочие финансовые активы и(или) обязательства, которые регистрируются в учете лицами, ведущими бухгалтерский учет, в результате начисления оплаты труда, других выплат и обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ.

5. Объекты инвентаризации.

Обязательной инвентаризации подлежат активы и обязательства, раскрытие информации о которых может значительно повлиять на достоверность отчетности. К такой информации относится, например, следующее (п. 32 Общих требований к инвентаризации, письмо Минфина России от 27.12.2022 № 02-06-07/128426):

Информация об активах и обязательствах

Комментарий

Качественное состояние дебиторской и кредиторской задолженности (просроченной задолженности)

Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях выявления просроченной задолженности (ее урегулирования), квалификации объектов, не являющихся балансовыми объектами бухгалтерского учета (сомнительная задолженность по доходам, кредиторская задолженность, не востребованная кредиторами).

См. также письмо Минфина России от 10.02.2023 № 02-07-10/11549.

Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, но не ранее 01 октября отчетного года. При возникновении на отчетную дату просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности, информация о которой подлежит раскрытию в отчетности, инвентаризация такой задолженности проводится на отчетную дату.

Обратите внимание: все инвентаризационные процедуры, связанные с дебиторской задолженностью по расходам, должны быть завершены не позднее 20 декабря. Все инвентаризационные процедуры по просроченной задолженности должны быть завершены до конца финансового года

Объекты произведенных капитальных вложений: затрат, понесенных на незавершенное строительство объектов капитального строительства, а также капитальных вложений в объекты незавершенного строительства

Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях выявления статусов (целевых функций) произведенных капитальных вложений.

Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, но не ранее 01 октября отчетного года.

См. также представление Счетной палаты РФ от 14.07.2016 № ПР 13-198/13-02

Капитальные вложения и готовая продукция, по которым в течение финансового года не отражались операции по их увеличению/уменьшению

Инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, но не ранее 01 октября отчетного года

Объекты налогообложения, в частности, земельного налога, налога на имущество организаций

Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях подтверждения корректного отражения стоимостных оценок объектов недвижимого имущества.

Обратите внимание: наиболее эффективным способом проведения инвентаризации объектов недвижимости является осуществление выверки информации об объектах недвижимости, отраженных в бухгалтерском учете и в государственных реестрах способом технологической выверки (интеграции).

См. также письмо Минфина России и Федерального казначейства от 12.12.2022 № 02-06-07/121653, 07-04-05/02-31103.

Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется на отчетную дату

Объекты бухгалтерского учета, формирующие показатели, в отношении которых законодательством РФ установлены ограничения. Например:

- установленный на соответствующий финансовый год федеральным законом о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период верхний предел государственного внутреннего (внешнего) долга РФ;

- установленные законодательством РФ о некоммерческих организациях требования к сделкам с ОЦИ, крупным сделкам

Является обязательным проведение годовой инвентаризации объектов бухгалтерского учета, формирующих такие показатели

Объекты бухгалтерского учета, в отношении которых по результатам сверок (выверок) данных с другими субъектами учета, организациями, проведенных в течение финансового года, выявлены расхождения.

Например, выявленные по результатам выверки неурегулированные консолидируемые расчеты (письмо Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-09/110261)

Является обязательным проведение годовой инвентаризации в целях подтверждения корректного отражения стоимостных оценок таких объектов бухгалтерского учета

Объекты бухгалтерского учета, возникшие при осуществлении полномочий ГРБС (РБС), ПБС, ГАДБ (АДБ), ГАИФ (АИФ), в отношении которых по результатам осуществления внутреннего финансового аудита выявлены факты и(или) признаки, влияющие на достоверность бюджетной отчетности и порядок ведения бюджетного учета

Является обязательным проведение инвентаризаций в течение финансового года, в котором выявлены указанные факты и(или) признаки, или годовой инвентаризации

Объекты библиотечного фонда

Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется не реже одного раза в 5 лет

Музейные коллекции и музейные предметы

Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется на отчетную дату на основании учетных документов музейных фондов (книг поступлений: описей, инвентарных книг) в соответствии с порядком проведения инвентаризации, установленным субъектом учета – музеем

Иные объекты НФА, если иное не установлено органом-учредителем

Проведение инвентаризации по таким объектам осуществляется не реже 1 раза в 3 года.

Примечание: На основании этой нормы не видим послаблений для непроведения инвентаризации 2023 года в части НФА в полном объеме

Инвентаризация санкционированных счетов не проводится в связи с отсутствием указанных объектов в инвентаризационных описях и Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а также из-за того, что обязательства в рамках Стандарта «Концептуальные основы» относятся к балансовым показателям. Кроме того, Общие требования к инвентаризации не включают такой объект инвентаризации, и из описания способов (методов) проведения инвентаризации следует, что счета санкционирования не подлежат инвентаризации.

6. Какими способами можно провести инвентаризацию?

Способы проведения инвентаризации определяются Порядком проведения инвентаризации. В п. 18, 19 и 21 Общих требований к инвентаризации указаны способы проведения инвентаризации для соответствующих категорий имущества:

Объект инвентаризации

Способ (метод) проведения инвентаризации

Примечание

 

Вещи, материальные ценности (движимое и недвижимое имущество)

1. Материальные ценности, отражаемые в составе активов.

2. Материальные ценности, отражаемые на забалансовых счетах

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Из них:

 

Методы осмотра: подсчет, взвешивание, обмер, осмотр, если иное не установлено Общими требованиями к инвентаризации

Инвентаризация ОС и капитальных вложений в них, запасов, наличных денежных средств и денежных документов, а также иных аналогичных активов методом осмотра осуществляется:

- по местонахождению активов;

- по каждому ответственному лицу (бригаде – в случае коллективной (бригадной) материальной ответственности).

Выявление фактического наличия таких объектов инвентаризации производится при обязательном присутствии ответственных лиц.

 

В случае проведения инвентаризации методом осмотра комиссия обеспечивается:

- технически исправными измерительными приборами;

- весовым оборудованием;

- иными контрольными устройствами (средствами) с представлением информации о надлежащей поверке средств измерений;

- калибровочными таблицами для инвентаризации наливных емкостей;

- инвентарем;

- иными средствами, необходимыми для проведения инвентаризации.

А также при необходимости – работниками для перемещения, укладки, перекладки материальных ценностей.

 

Если применение методов осмотра для выявления фактического наличия объектов инвентаризации невозможно или не представляется возможным без существенных затрат, Порядком проведения инвентаризации предусматриваются альтернативные способы (методы), обеспечивающие реализацию цели инвентаризации, в том числе:

1. Видеофиксация.

2. Фотофиксация.

3. Фиксация (актирование) факта:

- осуществления объектом имущества на момент проведения инвентаризации соответствующей функции. Например, передача и(или) прием сигнала (данных), управление процессом (указатели, маяки, светофоры, камеры видеофиксации ГИБДД);

- поступления от актива экономических выгод.

Например, получение доходов от собственности при инвентаризации имущества, переданного в возмездное пользование иным лицам. Или получение доходов от оказания услуг с использованием полезного потенциала объекта инвентаризации;

- использования полезного потенциала объекта инвентаризации.

4. Методы подтверждения, выверки (интеграции)

 

 

- запасы, иные материальные ценности, хранящиеся в исправной (неповрежденной) упаковке (таре, контейнере, боксе, иной упаковке), при наличии на упаковке письменной информации (трафарета, описи), содержащей данные, позволяющие произвести расчет наличия материальных ценностей без вскрытия упаковки;

 

Подсчет мест (массы нетто, брутто) в упаковке и пересчет упаковок

Порядком проведения инвентаризации устанавливаются условия (процент, доля) обязательной проверки на выборочной основе части упаковок посредством их вскрытия и обмера (пересчета, взвешивания, замера) хранящихся в них материальных запасов в натуре (номенклатурных позиций)

 

- навалочные (наливные) материальные ценности;

Обмеры (замеры) и технические расчеты.

Такие способы могут применяться в целях определения веса (объема) материальных ценностей

 

Обмеры (замеры) оформляются актами.

Расчеты и акты обмеров (замеров) обязательно прилагаются к документам, оформляющим результаты инвентаризации

 

- материальные ценности, по которым установлены особые требования к их хранению (использованию)

По каждой группе таких материальных ценностей Порядком проведения инвентаризации устанавливаются особенности с учетом условий их хранения (использования)

 

Например, лекарственные препараты, продовольствие, активные (агрессивные) вещества, средства вооружения

 

Нематериальные ценности, иное имущество, имущественные права

1. НМА.

2. Капитальные вложения в НФА, при условии отсутствия результатов вложений, выраженных в виде материальных ценностей.

3. Права пользования активом.

4. Безналичные денежные средства.

5. Иные ценности, находящиеся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации.

6. Электронные денежные средства.

7. Иные финансовые активы, включая дебиторскую задолженность и обязательства

 

Проверка документов, подтверждающих на момент проведения инвентаризации наличие соответствующих объектов имущества (прав), обязательств, условных активов или обязательств, резервов (обязанностей) (обоснованность владения соответствующими объектами инвентаризации).

 

В том числе используются методы:

- подтверждения;

- выверки (интеграции);

- метод расчетов

Проведение инвентаризации методом подтверждения, выверки (интеграции), а также методом расчетов допустимо по решению руководителя организации бюджетной сферы (уполномоченного им лица) на дату, предшествующую дате принятия решения о проведении инвентаризации.

 

Под методом расчетов следует понимать расчеты в целях определения стоимостных оценок.

 

Под методами подтверждения и выверки (интеграции) понимается подтверждение наличия (обоснованности владения) данными государственных (муниципальных) реестров (информационных ресурсов), содержащих информацию об объекте инвентаризации – проведение сверки данных регистров бухгалтерского учета об объекте инвентаризации и данных государственных (муниципальных) реестров (информационных ресурсов).

Для этого направляются соответствующие запросы или применяются средства технологической интеграции информационных систем

 

Объекты, инвентаризация которых имеет особенности

Дебиторская, кредиторская задолженность, в случае ведения бухгалтерского учета (организации аналитического учета) согласно учетной политике по группе плательщиков (кредиторов)

Сверка персонифицированных данных управленческого учета, отвечающих требованиям нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составления отчетности, к составу аналитических признаков задолженности, и данных об объектах учета, отраженных на балансовых счетах Рабочего плана счетов по соответствующим группам плательщиков (кредиторов)

 

Информация о номенклатурных единицах объектов инвентаризации – задолженности конкретных должников (кредиторов) и соответствующих аналитических признаках отражается в документах инвентаризации (инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) на основании данных персонифицированного (управленческого) учета

 

Музейные предметы и музейные коллекции

Сверка данных учетных документов музейных фондов (книг поступлений (описей, инвентарных книг) музейных предметов и музейных коллекций) и данных бухгалтерского учета учреждения, во владении или в пользовании которого находятся музейные предметы и музейные коллекции (музей)

При условии осуществления музеем плановых сверок наличия музейных предметов и музейных коллекций в соответствии с Едиными правилами организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 23.07.2020 № 827

 

Для проведения инвентаризации необходимо создать условия, которые обеспечат полное и точное выявление фактического наличия объектов инвентаризации. Для этого нужны профессиональные, технические и технологические ресурсы. Важно заметить, что нельзя определять фактическое наличие активов только на основании слов ответственных лиц или данных бухгалтерского учета.

7. Какими документами можно оформить инвентаризацию?

Здесь необходимо обратиться к приказам № 52н, 61н, из которых следует, что государственные (муниципальные) учреждения должны применять:

- Инвентаризационные описи (ф. 0504081–0504089, 0504091);

- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);

- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835, 0510463);

- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Государственные (муниципальные) учреждения должны использовать инвентаризационные описи, ведомость расхождений по результатам инвентаризации, акт о результатах инвентаризации и акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств. Важно отметить, что акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) применяется до 01 января 2024 года. С 01 января 2024 года для обобщения результатов инвентаризации будет использоваться акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Тем не менее, организации бюджетной сферы могут досрочно применять акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) уже в 2023 году, если это предусмотрено их учетной политикой при централизации учета.

При формировании акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) есть особенность. Он составляется по итогам инвентаризации по всем объектам, указанным в одном решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439) при условии, что инвентаризация проводится на одну дату.

Решение о проведении инвентаризации должно соответствовать следующим требованиям:

1. В нем должно быть указано наименование комиссии, состав комиссии и дата принятия решения о проведении инвентаризации.

2. Решение должно содержать информацию о дате, на которую проводится инвентаризация, а также о сроках ее проведения (даты начала и окончания).

Также в решении должен быть указан перечень объектов инвентаризации и любая другая информация, необходимая для проведения инвентаризации или предусмотренная унифицированной формой решения о проведении инвентаризации.

Отмечаем, что для проведения годовой инвентаризации на забалансовых счетах не установлена нормативными документами отдельная унифицированная форма инвентаризационной описи.

Для организаций бюджетной сферы рекомендуется разработать и закрепить в учетной политике свою форму инвентаризационной описи. Это позволит учесть внедрение электронного документооборота, так как инвентаризационные описи являются основанием для составления Акта о результатах инвентаризации.

Однако для проведения инвентаризации имущества и обязательств на забалансовых счетах все же рекомендуется применять существующие формы инвентаризационных описей для удобства составления Акта о результатах инвентаризации.

При оформлении документов по инвентаризации (таких как инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты о результатах инвентаризации) следует приобщать следующие материалы (согласно п. 16 и 30 Общих требований к инвентаризации):

- документы, которые подтверждают реальное наличие объекта инвентаризации, включая акты обмеров (замеров), расчеты и другие соответствующие акты;

- расписки и пояснения (объяснения), представленные ответственными лицами, в том числе по поводу выявленных отклонений, включая объяснение причин пересортицы, когда разница в стоимости несоответствия несет долю недостачи, возникшей не по вине ответственных лиц, и не возложена на виновных лиц.

Порядок проведения инвентаризации, включая ее выполнение перед составлением годовой отчетности для достоверности представляемой информации, определяется каждым учреждением самостоятельно. Поскольку проверка имущества является одной из наиболее трудоемких процедур, а приход и выбытие объектов НФА, таких как основные средства, нематериальные активы и непроизведенные активы, происходят редко, учреждение может установить в своей учетной политике условия признания результатов инвентаризаций, проведенных в течение года, для целей годовой инвентаризации.

Также могут быть определены другие случаи и периоды проведения инвентаризации, результаты которой можно признать при проведении годовой инвентаризации. Например, результаты инвентаризации, проведенной не ранее 01 ноября при передаче имущества в аренду/пользование или возврате такого имущества.

8. Признаки формального проведения инвентаризации.

Проведение формальной инвентаризации может повлечь штрафные санкции. Чтобы избежать подозрений со стороны ревизоров в формальном проведении инвентаризации, обратите внимание на следующие характерные признаки, свидетельствующие о формальном подходе к ее проведению:

- короткий срок проведения инвентаризации;

- одновременное проведение инвентаризации большого количества объектов. Например, все инвентаризационные описи по объектам НФА имеют одну дату;

- фиксация остатков имущества на 01 января одновременно в значительном количестве мест хранения, таких как несколько складов, без остановки их деятельности во время пересчета, обмера, взвешивания и т. д.;

- нарушение последовательности дат в документах по инвентаризации.

9. Часто задаваемые вопросы о проведении инвентаризации: новые ответы.

Мы рассмотрели наиболее распространенные вопросы о проведении инвентаризации с учетом изменений в законодательстве, включая Общие требования к инвентаризации и приказ № 61н.

1. Нужно ли включать бухгалтера в состав инвентаризационной комиссии?

В 2023 году финансовые специалисты отмечают, что нормативные акты, которые регулируют проведение инвентаризации, не требуют обязательного присутствия бухгалтера в комиссии (письма Минфина России от 14.04.2023 № 02-06-05/33795, от 19.05.2020 № 02-07-10/41023).

Однако с учетом Общих требований к инвентаризации, которые будут применяться с 2024 года, лицо, ведущее бухгалтерский учет, должно быть включено в состав комиссии в случаях инвентаризации, касающейся:

- денежных средств;

- других ценностей, хранящихся на счетах или вкладах в кредитной организации;

- электронных денежных средств;

- других финансовых активов и(или) обязательств, принятых к учету в результате начисления оплаты труда, выплат, а также обязательных платежей в бюджеты РФ.

Статус бухгалтера централизованной бухгалтерии может быть представлен в качестве эксперта для работы в комиссии.

2. Что делать, если отсутствует член инвентаризационной комиссии?

В процессе инвентаризации нельзя менять состав комиссии после ее начала, даже если отсутствует член по уважительной или внешней причине (болезнь, отпуск, командировка, смерть и т. д.), это предусмотрено Общими требованиями к инвентаризации.

В таком случае полномочия ответственного лица комиссии переходят на председателя комиссии. Если же председатель не присутствует, то его замещает заместитель председателя комиссии (п. 5 и 9 Общих требований к инвентаризации).

После перехода на электронные документы, формы которых утверждены приказом № 61н, изменить сроки или состав комиссии можно только до начала инвентаризации. В этом случае используется унифицированная форма Изменения Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Пункт 52.1 (первый абзац) Методических рекомендаций к приказу № 61н определяет, что изменения в Решение (ф. 0510439) можно вносить до начала инвентаризации (см. также п. 14 Общих требований к инвентаризации). Это значит, что заменить участника инвентаризационной комиссии или изменить сроки проведения инвентаризации можно только до начала ее проведения.

При проведении инвентаризации рекомендуется учесть следующие моменты:

1. Внесение изменений в состав инвентаризационной комиссии и период проведения инвентаризации (например, изменение даты начала) допускается только до ее начала.

2. Отсутствие участника инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) по причине временной нетрудоспособности, командировки или других случаев, которые фиксируются в Табеле учета использования рабочего времени, не является основанием для недействительности результатов инвентаризации, если причины отсутствия возникли после начала инвентаризации. При этом изменения в состав комиссии не вносятся.

3. Участники комиссии должны уведомить секретаря комиссии о своем отсутствии на заседании до его начала.

4. Заседание комиссии считается правомочным, если хотя бы 2/3 членов комиссии с правом голоса присутствуют. С 2024 года этот порог составит не менее 2/3 от общего числа членов комиссии с правом голоса. В 2023 году этот порог определялся учетной политикой.

5. Если на заседании комиссии не набирается кворум, председатель комиссии должен назначить новую дату заседания в пределах срока проведения инвентаризации.

6. Коллективное решение комиссии принимается большинством голосов присутствующих участников инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии). Если количество присутствующих участников комиссии четное и результаты голосования равны (например, 50 % «за» и 50 % «против»), голос председателя комиссии становится решающим.

3. Как поступить, если отсутствует ответственное лицо?

В 2023 году прямого запрета на проведение инвентаризации без присутствия ответственного лица не установлено. Однако суд будет решать вопрос о доказательной базе результатов инвентаризации, проведенной без участия материально ответственного лица, если будет обнаружена недостача, а работодатель попытается взыскать ущерб с работника. Это будет основываться на всех обстоятельствах дела (Апелляционное определение СК по гражданским делам Вологодского областного суда от 12.04.2013 по делу № 33-1644/2013, Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Марий Эл от 05.07.2012 по делу № 33-1069/2012).

С 2024 года, согласно п. 19 Общих требований к инвентаризации, ответственные лица должны обязательно присутствовать при установлении фактического наличия:

- основных средств;

- капитальных вложений в основные средства;

- запасов;

- наличных денежных средств;

- денежных документов;

- других подобных активов, инвентаризация которых осуществляется методом осмотра (подсчет, взвешивание, измерение, осмотр).

Например, если проводится инвентаризация весовых запасов (товаров), результаты взвешивания, измерения или меры объема таких материальных ценностей оформляются отдельным документом одним из членов комиссии и ответственным лицом. По окончании рабочего дня или после проведения всех расчетов данные этих документов сверяются и проверенный итог вносится в документы инвентаризации (п. 28 Общих требований к инвентаризации). Кроме того, ответственное лицо, участвуя непосредственно в проведении инвентаризации, уведомляет комиссию о возможных неточностях или ошибках в документах инвентаризации, которые были замечены. На основе заявления ответственного лица комиссия проводит дополнительную проверку (п. 29 Общих требований к инвентаризации).

4. Как исправить ошибки в документах инвентаризации?

Если в процессе работы комиссии или после завершения инвентаризации ответственное лицо обнаруживает неточности или ошибки в документах инвентаризации, они должны быть незамедлительно сообщены комиссии до открытия помещения или структурного подразделения, где хранится инвентарь.

После получения от ответственного лица сообщения об обнаруженных неточностях или ошибках комиссия проводит дополнительную проверку, включая пересчет, измерение или взвешивание отдельных единиц инвентаря. Если неточности или ошибки подтверждаются, информация о фактическом наличии объектов инвентаризации в документах инвентаризации должна быть исправлена или уточнена.

Исправления в документе инвентаризации должны быть подтверждены подписями всех членов комиссии и ответственного лица.

Изменения в электронных документах инвентаризации производятся путем создания дополнительного документа, который уточняет предыдущие данные (инвентаризационная опись, сличительная ведомость, акт о результатах инвентаризации) (п. 29 Общих требований к инвентаризации).

5. Какой формат акта о результатах инвентаризации должен быть использован для проведения инвентаризации в 2023 году?

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) используется до 01 января 2024 года.

С 01 января 2024 года для обобщения результатов инвентаризации используется акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Однако организации бюджетной сферы имеют возможность применять акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) досрочно в 2023 году в соответствии с учетной политикой и едиными правилами учета.

Если инвентаризация проводится в 2023 году, акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) должен быть оформлен, если решение о досрочном применении акта (ф. 0510463) не принято. Если результаты инвентаризации 2023 года оформляются в 2024 году, организации бюджетной сферы должны оформить акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

При оформлении акта (ф. 0510463) следует учитывать, что он должен содержать результаты инвентаризации всех объектов, указанных в решении о проведении инвентаризации (ф. 0510439), при условии, что инвентаризация проводится на одну дату.

6. Какие формы инвентаризационных описей следует использовать при инвентаризации имущества и обязательств на забалансовых счетах?

Для проведения ежегодной инвентаризации имущества на забалансовых счетах унифицированной формы, установленной нормативными документами, нет.

С одной стороны, учреждение может самостоятельно разработать необходимую форму инвентаризационной описи с обязательными реквизитами и в соответствии со стандартами, определенными в «Концептуальных основах...». Эта форма может быть закреплена в учетной политике учреждения (пп. «г» п. 9 ст. 9, п. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

С другой стороны, с учетом внедрения ЭДО, такой подход может быть не очень практичным. Инвентаризационные описи являются основой для составления акта о результатах инвентаризации. Использование самостоятельно разработанных форм описей может затруднить составление акта. В этой связи рекомендуется использовать существующие формы инвентаризационных описей при проведении инвентаризации имущества и обязательств на забалансовых счетах. Для отражения результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами на забалансовых счетах 04, 10 и 20 применяется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Учетная политика учреждения может предусматривать применение инвентаризационной описи (ф. 0504087) для отражения результатов инвентаризации имущества на забалансовых счетах 01, 02, 07, 12, 13 и 21, 22, 25, 26, 27.