Инструкция № 157н о хранении первичных бухгалтерских документов является основой в сфере хранения учетных документов на бумажном носителе, относящихся к соответствующим Журналам операций.

Однако контролирующие органы очень любят выявлять нарушения именно при проверке хранения «первички» и бухгалтерских регистров. Так случилось и в одном из казенных учреждений. Установлено, что первичные учетные документы к Журналу операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов подбирались и брошюровались раздельно по структурным подразделениям (службам) вместо группировки по соответствующим счетам бухгалтерского учета. При отражении первичного документа в учете ему присваивается уникальный номер, под которым данный документ значится в Журнале операций за месяц. По правилам в деле они должны быть подшиты именно в таком хронологическом порядке. Но поскольку по документу № 1 приобретено / списано / перемещено имущество одного структурного подразделения, а по документу № 2 – другого, то и сами документы попадали в сшивы соответствующей службы. Журнал операций не позволил определить, к какой из служб относятся документы, и брошюровка первичных документов по структурным подразделениям не дала возможности проводить сверку остатков материальных ценностей в рамках инвентаризации. Также учреждением было нарушено правило, установленное требованиями Стандартов «Концептуальные основы...» и «Запасы», касающееся принятия к учету приобретенных или полученных материальных запасов на основании первичных документов, а именно: указанные в первичных учетных документах наименования материальных ценностей в регистрах бухгалтерского учета отражались не полностью либо с искажениями.

Ревизоры при проверке установили, что материальные запасы с одинаковыми наименованиями и единицами измерения учреждение учитывало с разными номенклатурными номерами – в зависимости от места использования объекта, что исключило корректное определение средней цены и привело к искажению информации о стоимости материальных запасов и нарушению требований Стандарта «Запасы» и Инструкции № 157н. Также нарушения были выявлены и в части учета имущества, находящегося в личном пользовании сотрудников.

С учетом того, что выявленные нарушения не повлекли искажения отчетности и могли быть устранены в ходе ревизии, они не являются основанием для применения штрафных санкций. Вместе с тем, учреждение посчитало эти выводы контролирующих органов необоснованными и обратилось в суд с иском о признании незаконным результатов проверки. Однако дело было проиграно (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2021 по делу № А40-9482/21-94-51).

Важным является то обстоятельство, что допущенные нарушения могут являться основанием для применения к виновному работнику мер дисциплинарного воздействия.