Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции № 157н). Иными словами, положения Инструкции № 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассе учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.

Вместе с тем практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.

Во избежание отказа в возмещении произведенных расходов сотрудникам следует согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств. Несогласованные расходы на нужды учреждения работодатель может не возместить (см. определения ВС Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу № 33-5422/2019, Московского горсуда от 12.02.2019 по делу № 33-5629/2019).

Таким образом, тот факт, что сотрудник учреждения изначально оформил закупку почтовых марок за счет собственных средств, не влияет на ситуацию иным образом. Это объясняется тем, что все расходы, осуществляемые сотрудниками для нужд учреждения, должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Поэтому в данной ситуации при расчетах наличными необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет.

Как уже было отмечено выше, положениями Инструкции № 157н прямо не предусмотрено отражение расчетов с сотрудниками на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» в случае, когда учреждение не выдавало денежные средства под отчет. Однако и применение счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» в подобных обстоятельствах нельзя считать абсолютно корректным. Строго говоря, даже если аванс не выдавался, чтобы компенсировать свои затраты, сотрудник все равно должен будет отчитаться по расходам, пусть даже и произведенным за счет собственных средств. На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00. В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, также не является нарушением (письмо Минфина России от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

В соответствии с п. 169 Инструкции № 157н почтовые марки учитываются в составе денежных документов на счете 201 35 «Денежные документы». Возмещение расходов на приобретение марок осуществляется не в интересах самого работника, а в служебных целях. Поэтому приобретение марок необходимо отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 221 «Услуги связи» КОСГУ (пп. 10.2.1 п. 10 Порядка № 209н).

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н). Поступившие почтовые марки хранятся в кассе и по мере необходимости выдаются под отчет для отправки корреспонденции.

Согласно п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных сотрудником расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы (см. также п. 84 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н). Кроме того, как и в случае с денежными средствами, подотчетное лицо должно составить Авансовый отчет (ф. 0504505) о полученных и израсходованных марках с приложением оправдательных документов. Такими документами могут быть, например, реестр отправленной корреспонденции или испорченные конверты и марки. Авансовый отчет формируется в обычном порядке.

Отметим, что унифицированной формы реестра отправленной корреспонденции, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет. Поэтому форму документа казенное учреждение вправе разработать самостоятельно. При этом такие документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы». Порядок их применения и заполнения должен быть закреплен в учетной политике.

Последовательность бухгалтерских записей будет зависеть от того, в каком порядке выдаются денежные средства под отчет: до осуществления закупки или после нее.

Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:

Дебет КРБ 1 201 35 510 Кредит КРБ 1 208 21 667 – на основании ПКО (ф. 0310001) приняты к учету марки;

Дебет КРБ 1 208 21 567 Кредит КРБ 1 304 05 221 (КИФ 1 201 34 610, Увеличение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 221) – на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и подтверждающих документов денежные средства за марки перечислены на банковскую карту (выданы из кассы) сотруднику;

Дебет КРБ 1 208 21 567 Кредит КРБ 1 201 35 610 – на основании РКО (ф. 0310002) марки выданы под отчет сотруднику;

Дебет КРБ 1 401 20 221 (КРБ 1 109 ХХ 221) Кредит КРБ 1 208 21 667 – на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов использованные марки списаны с учета.