Аналитический учет основных средств, материальных запасов, а также иных нефинансовых активов должен вестись в разрезе лиц, ответственных за их сохранность и(или) целевое использование (см., например, п.п. 54, 119, 126 Инструкции № 157н).
Кроме того, унифицированные формы первичной учетной документации по учету различных нефинансовых активов (прежде всего основных средств и материальных запасов), а также регистры бухгалтерского учета (в том числе оформляемые по результатам инвентаризации) содержат требование об указании в них фамилий и инициалов лиц, ответственных за хранение соответствующих объектов. В ряде случаев такие лица также обязаны ставить в первичных документах и учетных регистрах свою личную подпись.
Действующие нормативные правовые акты не содержат разъяснений относительно того, какой именно сотрудник может являться материально ответственным лицом (лицом, ответственным за хранение объектов имущества) и, соответственно, какой работник должен подписывать эти документы.
Из положений действующего законодательства вытекает необходимость оперативного и достоверного учета всех материальных ценностей, закрепленных за организацией бюджетной сферы, в том числе и в целях эффективного использования бюджетных средств (ст.ст. 28, 34 БК РФ, Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Одним из непременных условий выполнения данных требований, безусловно, является назначение лиц, ответственных за хранение конкретных материальных ценностей. В обязанности таких сотрудников, в частности, могут входить:
1) периодическая проверка наличия вверенных им объектов;
2) участие в инвентаризации (при проверке наличия соответствующих материальных ценностей).
По нашему мнению, перечень ответственных лиц должен быть предусмотрен локальными нормативными актами организации (должностными инструкциями, приказами руководителя и т. п.). Кроме того, обязанность обеспечить сохранность конкретного имущества работодателя может быть установлена трудовым договором с работником. В аналогичном порядке за сотрудниками может быть закреплено и имущество казны (см. письмо Минфина России от 30.12.2013 № 02-06-010/58448).
В бухгалтерском учете передача нефинансовых активов ответственному лицу в его ведение (на хранение) может отражаться на основании документов, в соответствии с которыми определенные активы принимаются к балансовому (забалансовому) учету, или же на основании документов, которые обычно оформляются при внутреннем перемещении.
Исчерпывающий перечень случаев, когда на работника возлагается полная материальная ответственность, содержится в ст. 243 ТК РФ. К таким случаям, в частности, относится недостача ценностей, вверенных работнику на основании:
- специального письменного договора;
- разового документа.
Возможность заключения с конкретным работником письменного договора о полной материальной ответственности не поставлена законодательством в зависимость от того, указан ли данный работник в качестве материально ответственного лица (лица, ответственного за хранение) в первичных документах (учетных регистрах). Письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены в Перечне, утв. постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (см. также письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). При этом из буквального толкования части первой ст. 244 ТК РФ следует, что работодатель может заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности, но вовсе не обязан это делать, даже если должность работника включена в Перечень. По отдельным объектам (например, по объектам недвижимости) просто нет смысла устанавливать полную индивидуальную материальную ответственность. Дело в том, что договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается именно по поводу недостачи вверенного на основании этого договора конкретного имущества.
Иными словами, сам по себе факт указания сотрудников в качестве материально ответственных лиц (лиц, ответственных за хранение имущества) в первичных документах (учетных регистрах) не является основанием для заключения с ними договоров о полной материальной ответственности или для их «автоматического» привлечения к полной материальной ответственности за ущерб, причиненный вверенному таким образом имуществу.
Независимо от того, заключен ли с работником договор о полной материальной ответственности, такая ответственность может возлагаться на работника в случае недостачи ценностей, полученных им по разовому документу (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). При этом вверить имущество на основании разового документа можно, в принципе, любому работнику – законодательством это четко не регламентировано. В подобных целях также могут применяться документы, которые обычно оформляются при внутреннем перемещении нефинансовых активов, однако в данном случае при их оформлении следует указывать, что имущество передается (закрепляется) на условиях полной индивидуальной материальной ответственности.
В отсутствие договора о полной материальной ответственности и иных оснований для привлечения к такой ответственности работник несет материальную ответственность только за причиненный его виновными действиями (бездействием) ущерб и лишь в пределах своего среднего месячного заработка.
