Для целей бухгалтерского учета порядок списания нереальной для взыскания дебиторской задолженности установлен п. 77–78 Положения № 34н.

При этом, в отличие от норм НК РФ, которые содержат конкретные признаки безнадежности долга, в бухгалтерском учете нереальность взыскания тех или иных долгов определяется самостоятельно хозяйствующим субъектом, который руководствуется совокупностью объективных обстоятельств, сложившихся в процессе его деятельности (постановления АС Поволжского округа от 16.06.2015 № Ф06-24384/15 по делу № А55-18535/2014, ФАС Поволжского округа от 14.11.2012 № Ф06-8171/12 по делу № А12-1796/2012, Четырнадцатого ААС от 12.02.2016 № 14АП-11552/15).

Поэтому организация может установить в учетной политике порядок оценки задолженности на предмет признания ее:

- сомнительной (т. е. ожидаемой к погашению хоть в какой-нибудь сумме);

- или безнадежной (нереальной для взыскания, возможность погашения которой оценивается как крайне низкая), отдельно (индивидуально) на основании профессионального суждения ответственного лица (см. Рекомендацию Р-96/2018-КпР «Профессиональное суждение» (принята фондом «НРБУ «БМЦ» от 17.12.2018)).

По мнению Минфина России, при определении нереальности задолженности к взысканию в бухгалтерском учете следует руководствоваться положениями ГК РФ (письмо Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18).

Так, согласно нормам ГК РФ, нереальными к взысканию признаются те долги, по которым:

- истек установленный срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

- обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

- обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);

- обязательство прекращено в связи с ликвидацией организации-должника (ст. 419 ГК РФ);

- обязательство прекращено смертью должника (ст. 418 ГК РФ).

Отметим также, что бухгалтер, хоть и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, как правило, не всегда владеет информацией о платежеспособности должников и вероятности погашения долгов. Для того чтобы бухгалтер смог отразить в учете и отчетности достоверные сведения о дебиторской задолженности, имеет смысл назначить ответственных лиц (в том числе путем создания специальной комиссии с включением в нее представителей юридической службы).

Списание дебиторской задолженности в учете может быть выполнено только при наличии документов, подтверждающих:

1) основание для признания долга безнадежным (нереальным для взыскания). К таким документам могут быть отнесены, к примеру:

- выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающая исключение организации в связи с ликвидацией (в т. ч. и в результате признания лица банкротом);

- постановление судебного пристава-исполнителя и т. п.;

2) факт возникновения долга. Такими документами могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед организацией (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Исходя из официальных разъяснений суммы и даты образования дебиторской задолженности могут быть подтверждены:

- договором, в котором указана дата срока платежа (это важно при списании задолженности, по которой истек срок исковой давности);

- накладными, актами сдачи-приемки работ (услуг) (см. письма Минфина России от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347, УФНС России по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035618.1@, от 22.03.2011 № 16-15/026842@).

Списание дебиторской задолженности осуществляется по результатам проведения инвентаризации, которая проводится в соответствии с правилами, установленными ст. 11 Закона № 402-ФЗ и п. 3.44–3.48, 3.54 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Согласно ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются непосредственно организацией, за исключением обязательного проведения инвентаризации, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения № 34н, п. 1.5 Методических указаний).

При этом в учетной политике может быть установлена более частая периодичность проведения инвентаризации расчетов (например, раз в квартал).

На основании указанных выше документов, подтверждающих дату образования задолженности и ее сумму, приложенных к акту инвентаризации (акт может быть разработан на основе формы № ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), составляется письменное обоснование списания дебиторской задолженности (можно взять за основу справку к форме № ИНВ-17, добавив в нее колонки, где можно проставить основания для списания задолженности, например, ликвидация организации, истечение исковой давности, признание лица банкротом и т. д. со ссылками на документы и проставлением соответствующих дат, см. Пример Акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами).

И только после проведенной инвентаризации, с учетом предложений по ее результатам, издается соответствующий приказ руководителя организации.

По общему правилу списание долга вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности.

Списанная дебиторская задолженность подлежит учету на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника или изменения ситуации, повлекшей за собой невозможность своевременного исполнения должником своих обязательств (п. 77 Положения № 34н).

Отметим, что указанное требование касается не любой безнадежной задолженности, а только списанной вследствие неплатежеспособности должника (абз. 2 п. 77 Положения № 34н). Задолженность, списанная по иным основаниям (к примеру, банкротство должника, истечение срока исковой давности и прочие основания, не позволяющие организации ожидать возврата долга, в т. ч. в судебном порядке), учитывать за балансом нецелесообразно.

Напомним, ст. 20 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» определены права собственника имущества унитарного предприятия. Данный Закон № 161-ФЗ не устанавливает право собственника имущества унитарного предприятия давать согласие на списание дебиторской задолженности.

Также п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, не содержит согласия собственника имущества.