Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации бюджетной сферы оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством. Так, в настоящее время организациями бюджетной сферы обязательно должны применяться унифицированные формы:

- требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н;

- установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

В иных случаях могут применяться формы, разработанные учреждением самостоятельно. Порядок их применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой (единой учетной политикой при централизации учета). Кроме того, такие документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 Стандарта «Концептуальные основы...», ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (Приложение № 5 к приказу № 52н, далее – Методические указания). Например, таким образом могут оформляться Акты выполненных работ (услуг), в том числе по госконтрактам (см. письма Минфина России от 09.04.2014 № 02-06-10/16186, от 18.07.2016 № 02-07-10/41873). Помимо приведенных в Законе № 402-ФЗ реквизитов соответствующие первичные документы обязательно должны содержать информацию, необходимую для осуществления платежей, направляемых в доход бюджетов.

Обратите внимание, что учреждения вправе включать в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы, дополнительные реквизиты, если иное не установлено действующим законодательством (п. 7 Инструкции № 157н). А вот удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм первичных учетных документов не допускается (см., в частности, Приложение № 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Положения Инструкций по применению Планов счетов в большинстве случаев не регулируют порядок применения первичных документов – почти все упоминания о правилах использования первичных документов из текста этих правовых актов исключены (см. приказы Минфина России от 30.11.2015 № 184н, от 31.12.2015 № 227н, от 31.12.2015 № 228н). Каким документом необходимо оформить операцию? По общему правилу ответ на этот вопрос должна дать учетная политика, ее положения не могут противоречить Методическим указаниям. Ревизоры же должны проверять, как учреждение соблюдает разработанный самостоятельно порядок применения первичных документов.

Обоснованность применения такого подхода подтверждается разъяснениями специалистов финансового ведомства (см., например, письма Минфина России от 06.06.2014 № 02-06-05/27550, от 06.06.2014 № 02-06-10/27554).

Из вышесказанного следует, что казенное учреждение (администрация городского поселения) может применять первичные учетные документы, не содержащиеся в приложениях к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, при условии, что данные формы закреплены в учетной политике учреждения.

Что касается конкретно форм № МХ-1 и ОС-15, то необходимо учитывать следующее. Форма Акта о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Стоит отметить, что унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные указанным постановлением, не применяются бюджетными учреждениями, если иное не установлено какими-либо нормативными правовыми актами (п. 2 постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7).

В свою очередь форма Акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № MX-1) утверждена постановлением Российского статистического агентства от 09 августа 1999 г. № 66. Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением № 66, распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.

Получается, что учреждение может в определенных ситуациях (например, при передаче основных средств и материальных запасов по договору ответственного хранения) применять форму № МХ-1. При этом право на использование данной формы должно быть закреплено в учетной политике учреждения. Что касается формы № ОС-15, то, по нашему мнению, учреждение может использовать только отдельные реквизиты данной формы при самостоятельной разработке первичных учетных документов.

К сведению: Применение государственными муниципальными казенными учреждениями (школами) при отражении операций финансово-хозяйственной деятельности форм первичных учетных документов, отличных от утвержденных приказом № 52н, в ходе контрольных мероприятий может быть квалифицированно как:

- нарушение требований, предъявляемых к обязательным реквизитам первичных учетных документов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ);

- нарушение требований по оформлению фактов хозяйственной жизни экономического субъекта первичными учетными документами (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Согласно положениям п.п. 2.2 и 2.3 Классификатора нарушений, выявляемых в ходе внешнего государственного аудита (контроля), одобренного Советом контрольно-счетных органов при Счетной палате РФ, Коллегией Счетной палаты РФ 18.12.2014, при подобных нарушениях предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ.

Кроме того, применение форм, отличных от утвержденных для организации государственного сектора, может стать причиной претензий проверяющих органов и быть квалифицировано как неправомерное (незаконное) расходование средств бюджета (решение Арбитражного суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 01.10.2014 по делу № А75-7321/2014).