Прежде всего отметим, что если сотрудник задержан, заключен под стражу или находится под административным/домашним арестом, он не является на работу, а значит, не выполняет свои должностные обязанности. Для начала работодателю желательно составить акт о неявке подчиненного на работу за подписью нескольких лиц. Такой документ может составляться ежедневно до выхода сотрудника на работу либо его увольнения.
В момент выхода на работу сотрудник должен представить документы, которые подтверждают причину отсутствия. В зависимости от вида задержания, меры пресечения или вида наказания ими могут быть:
- протокол об административном задержании. Протокол оформляется, если работника задержали по подозрению в совершении административного правонарушения. В документе указываются: дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о задержанном лице, время, место и мотивы задержания. Копия протокола выдается сотруднику по его просьбе. Если он не получил копию, то попросите его это сделать (ст. 27.4 КоАП РФ);
- протокол задержания подозреваемого. Этот протокол оформляется, если сотрудника задержали по подозрению в совершении уголовно наказуемого деяния. В протоколе указываются: дата и время составления протокола, дата, время, место, основания и мотивы задержания подозреваемого, результаты его личного обыска и другие обстоятельства его задержания. Копия протокола вручается работнику (ст. 92 УПК РФ);
- справка об освобождении из-под стражи. Она выдается сотруднику, заключенному под стражу в связи с подозрением в совершении преступления. В документе должно быть указано, кем он был задержан, дата, время, место и основания задержания, дата, время и основания освобождения (ч. 5 ст. 94 УПК РФ);
- постановление или определение об избрании меры пресечения в виде домашнего ареста или заключения под стражу. Копия вручается лицу, в отношении которого оно вынесено (ст. 101 УПК РФ);
- справка об отбывании административного ареста, по форме, утвержденной приказом МВД России от 10.02.2014 № 83 «Об утверждении Правил внутреннего распорядка в местах отбывания административного ареста». Наказание в виде административного ареста избирается судом, если установлено, что лицо совершило административное правонарушение. В справке должен быть указан срок ареста.
Именно эти документы будут обосновывать причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.
В табеле учета рабочего времени следует проставлять буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам) или цифровой код «30». Работодатель вправе вносить изменения в табель. То есть он может ввести дополнительный код, обозначающий отсутствие работника по причине задержания, заключения под стражу или административного/домашнего ареста или дополнительный код для обозначения времени отсутствия работника по уважительным причинам, за исключением тех, для которых табель предусматривает другие коды (например, буквенный код «ОУП»). Учитывая, что с 01.01.2013 формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, в организации могут быть разработаны свои формы первичных учетных документов, в том числе и табель. В таком случае условное обозначение следует выбирать из тех, что были установлены самостоятельно.
Соответственно, в табеле можно указывать код «НН» либо код, введенный в организации для обозначения неявки из-за задержания, заключения под стражу или административного/домашнего ареста. Если в организации сразу имелось документальное подтверждение факта нахождения работника под арестом, то в дни его отсутствия сразу следует проставить дополнительно введенный код. Если причина отсутствия стала известна не сразу и в табеле уже поставили «НН», а в организации введен специальный код (например, буквенный код «ОУП»), то документ можно скорректировать.
В случае задержания работника, заключения его под стражу или отбывания административного ареста он не имеет возможности трудиться. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата является вознаграждением за труд работника. Поскольку работник не может исполнять свои обязанности, то и оснований для начисления ему заработной платы нет.
Отметим, что начисление заработной платы производится бухгалтером на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени. Согласно части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Табель заполняет уполномоченное на это лицо, после чего его подписывают руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы, а затем табель передается в бухгалтерию. Соответственно, издания отдельного приказа о неначислении заработной платы на период отсутствия работника в связи с отбыванием административного наказания не требуется.
