Схема командирования сотрудников в служебные командировки:

- приказ руководителя;

- служебное задание и командировочное удостоверение (с 2015 года не обязательно);

- оплата командировочных расходов (авансом или возмещением);

- работник представляет заявление, авансовый отчет с подтверждающими документами и отчет о выполненной работе (необязательно).

Год назад перечень унифицированных форм, связанных с командировками, пополнился новыми бланками документов:

- Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);

- изменение Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513);

- Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);

- изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);

- Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);

- Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Применение этих документов является обязательным для учреждений и органов, передавших полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета в случаях, определенных положениями БК РФ, и использующих электронный документооборот. Остальные могут оформлять такую «первичку» на бумаге или не использовать.

Минфин России в письме от 05.03.2021 № 02-06-09/160 64 подчеркнул, что указанные формы применяются в целях оформления:

1) решения работодателя о направлении работника в служебную командировку, в том числе с использованием служебного транспорта;

2) расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, включая расходы на приобретение ГСМ, или решения о выдаче подотчетному лицу денежных средств для осуществления закупки малого объема, включая приобретение услуг по перевозке.

На основании этих документов выдаются или резервируются денежные средства под отчет. Если сотруднику вместо денег выдаются денежные документы, например, талоны на бензин, авиа- и железнодорожные билеты, то такая выдача подотчетному лицу оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с пометкой «Фондовый». Денежный документ определяет стоимостную оценку приобретаемых товаров и услуг, поэтому специалисты Минфина России полагают, что подотчетным лицом заявка на выдачу денежных документов может быть оформлена Решениями о командировании (ф. 0504512, 0504515) или Заявкой-обоснованием закупки малого объема (ф. 0504518).

Пример: