Обычно прекращение трудового договора в связи со смертью оформляется на основании свидетельства о смерти (см. письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6). Его должны предоставить родственники работника. В случае непредоставления работодатель может получить повторное свидетельство о смерти работника (абз. 3 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Датой прекращения трудового договора в этом случае считается дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти (ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»), поскольку именно с этим фактом связано прекращение трудовых отношений в силу п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью в целом оформляется так же, как и при увольнении по другим основаниям. Особенности следующие:

- датой прекращения трудового договора, как говорилось выше, будет дата смерти работника;

- дата издания приказа – это день получения документа, на основании которого оформляется приказ (свидетельство о смерти);

- в конце указывается, что с приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

В трудовую книжку работника (в случае ее ведения) и(или) сведения о трудовой деятельности вносится следующая запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заполненная трудовая книжка (если она ведется) выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку или высылается по почте одному из родственников умершего. Если родственник умершего желает получить трудовую книжку по почте, он должен написать заявление с указанием такого способа получения (п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Форма расписки произвольная. Например, можно сформулировать так: «Я, ____________ (Ф.И.О., паспортные реквизиты, адрес регистрации), получила от __________ (наименование работодателя) ранее принадлежавшую моему _________________ (степень родства, Ф.И.О.), трудовую книжку серия ______ № ______. Трудовая книжка выдана мне в связи с его смертью».

Если Вы ведете личные карточки для кадрового учета, информация об увольнении в связи со смертью работника вносится в личную карточку в той же формулировке, которая указана в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности) работника.

Зарплата и иные суммы, которые причитались умершему работнику, выплачиваются члену его семьи или лицу, находящемуся на иждивении работника на день его смерти. Иждивенец может получить все выплаты независимо от того, проживал ли он с умершим. Член семьи имеет право на выплаты, только если проживал совместно с умершим. Выдача этих сумм производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ). Производить удержание за неотработанные дни отпуска нельзя (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Вышеуказанные суммы выплачиваются при соблюдении следующих условий:

1)         за выплатой обратились не позднее 4 месяцев с момента смерти работника (п. 1 ст. 1114, п. 2 ст. 1183 ГК РФ). Суммы, за которыми не обратились в течение 4 месяцев с момента смерти работника, наследуются на общих основаниях. После истечения указанного срока рекомендуем внести их в депозит нотариуса (ст. 141 ТК РФ, подп. 3 п. 1 ст. 327, п. 1 ст. 1114, п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ, абз. 1 п. 68 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.05.2012 № 9);

2)         представлены документы, подтверждающие право обратившегося лица на получение выплат (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ). Перечень таких документов нормативно не определен. На наш взгляд, обратившийся гражданин должен предъявить паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), документ, свидетельствующий о том, что он является членом семьи умершего или состоял на иждивении умершего, а также заявление в произвольной форме, которое зафиксирует дату и факт обращения за выплатами. Члены семьи при обращении за выплатами должны подтвердить факт совместного проживания с умершим.

Вы вправе выплатить соответствующие суммы первому обратившемуся за ними лицу (если выполнены вышеперечисленные условия), так как законодательством не предусмотрено специального порядка. Если же к работодателю одновременно обратились несколько родственников, они должны самостоятельно решить вопрос, кому и в каком размере полагается выплата (о чем представляется совместное заявление), либо обратиться в суд.

Работодателю не нужно удерживать НДФЛ с зарплаты умершего работника, выплачиваемой его родственникам. Обязанности налогового агента в такой ситуации не возникает (подп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Необходимость платить страховые взносы зависит от того, когда начислена зарплата, выплачиваемая родственникам, – до или после смерти работника.

Если зарплата начислена после даты смерти сотрудника и выплачена родственникам умершего, то эти выплаты не облагаются страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, т. к. отсутствует застрахованное лицо по обязательному социальному страхованию (см. письма Минфина России от 05.07.2023 № 03-15-05/62648, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374).

Если зарплата начислена до даты смерти сотрудника и получена родственниками умершего, то эти выплаты облагаются страховыми взносами, поскольку они начислены в рамках трудовых отношений в период, когда сотрудник был застрахованным лицом (см. письма Минфина России от 05.07.2023 № 03-15-05/62648, от 22.08.2017 № 03-15-07/53912).

С 01.01.2025 пособие на погребение работодатели-страхователи не выплачивают (см. Федеральный закон от 25.12.2023 № 635-ФЗ).