Сразу отметим, что в целях унификации и оптимизации применяемых норм расхода горючего для автотранспорта распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р утверждены Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее – Методические рекомендации), в которых приведены как базовые нормы расхода горючего для основных типов транспортных средств, так и поправочные коэффициенты к указанным нормам в зависимости от условий их эксплуатации. Методические рекомендации устанавливают также порядок списания ГСМ в том случае, если для каких-либо моделей, марок и модификаций автомобильной техники Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив.

Однако данный документ относится только к автомобильной технике и специальному подвижному составу на шасси автомобилей.

Положения Методических рекомендаций не могут быть использованы при расчете норм расхода ГСМ тракторов. Это связано прежде всего со спецификой эксплуатации данных основных средств: нормы расхода ГСМ для тракторов будут зависеть прежде всего не от пробега и грузоподъемности, а от времени и характера их работы с учетом характеристик смонтированных на их базе машин и механизмов. При этом отдельные положения Методических рекомендаций, по нашему мнению, могут использоваться бюджетным учреждением при утверждении конкретных норм расхода топлив.

На территории РФ не утверждены какие-либо единые нормы расхода ГСМ для тракторов и смонтированной на их базе техники. В то же время уполномоченными органами утверждены многочисленные правила нормирования расхода топлив, связанные с эксплуатацией специальной техники в различных отраслях экономики, которые могут быть учтены бюджетными учреждениями, эксплуатирующими такие основные средства.

Анализ вышеуказанных документов позволяет прийти к следующим выводам:

1. Под индивидуальной нормой расхода ГСМ понимается норма расхода топлива машиной конкретной марки на производство единицы работы (продукции) или за единицу рабочего времени применительно к определенным условиям производства работы.

2. Расчет конкретных норм производится на основании:

- данных о расходе топлив, указанных в эксплуатационных документах завода-изготовителя (паспорт, техническая характеристика, инструкция по эксплуатации и т. п.);

- характера и специфики выполняемых работ (характеристики почв при использовании тракторов в сельском хозяйстве, характеристики объектов лесного хозяйства при использовании тракторов в лесном хозяйстве и т. д.).

3. Правила нормирования расхода топлив разрабатываются специализированными научными организациями по специальной программе-методике.

4. В норму расхода топлив (связанную с выполнением определенных работ) не включаются расходы топлива на переезды от места стоянки машин к месту работы в начале и в конце смены (иные переезды) (такие нормы устанавливаются отдельно).

5. В нормы расхода топлив не включаются нерациональные затраты топлива (вызванные отступлением от принятой технологии, нарушением режима работы, несоблюдением требований к качеству поставляемого топлива и т. д.).

6. Различные методики определения расхода топлива направлены прежде всего на учет всей специфики эксплуатации конкретной машины и не исключают возможности корректировки норм расхода ГСМ с учетом контрольных замеров фактического расхода топлива на работу машины в течение смены.

7. При списании ГСМ должны учитываться местные особенности эксплуатации и сезонные факторы.

К документам, устанавливающим правила нормирования расхода топлива, например, относятся:

- Свод правил по проектированию и строительству СП 12-102-2001 «Механизация строительства. Расчет расхода топлива на работу строительных и дорожных машин» (утвержден постановлением Госстроя РФ от 18 декабря 2001 г. № 124);

- Типовые нормы выработки и расхода топлива на сельскохозяйственные механизированные работы;

- Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве», утвержденные приказом Федеральной службы лесного хозяйства Российской Федерации от 13.09.1999 № 180.

Обращаем Ваше внимание на то, что размерность норм расхода топлив должна устанавливаться в соответствии с единицами измерения, принятыми при планировании и учете топлива, объемами производства работы (продукции), а также обеспечивать практическую возможность контроля за соблюдением норм расхода топлива.

В рассматриваемой ситуации также следует учитывать мнение Минфина России. В некоторых своих разъяснениях (уточняющих порядок отнесения затрат на топливно-смазочные материалы к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль) финансовое ведомство допускает применение норм, определенных в технической документации к транспортному средству (см., например, письма Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/15, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6). Данные разъяснения относятся к автомобильному транспорту, но вполне могут быть применены в рассматриваемой ситуации. При утверждении нормы решающее значение имеет ее научное обоснование, которое подтверждается документами производителя, применением методик, разработанных специализированными организациями, и результатами контрольных замеров.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации нормы расхода топлива могут быть:

- разработаны учреждением самостоятельно с учетом специфики эксплуатации (в том числе специфики использования техники в учебных целях), данных производителя, контрольных замеров и специальных методик;

- доведены до бюджетного учреждения главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств (иной уполномоченной организацией) в установленном порядке;

- разработаны для учреждения специализированной научной организацией.

Самостоятельно разработанные учреждением нормы могут быть оформлены отдельным документом (приказом) или приложением к учетной политике. Основанием для издания такого приказа является акт соответствующей комиссии. Кроме того, во избежание разногласий с контролирующими органами руководителем учреждения может быть принято решение о направлении соответствующих запросов в адрес главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств, производителя тракторов (при отсутствии показателей расхода топлива в технической документации).

Приказом руководителя учреждения для установления норм может быть назначена комиссия, которая производит контрольный замер, выявляет реальный расход топлива и фиксирует его в акте контрольного замера расхода топлива. При разработке собственных норм расхода топлива комиссия бюджетного учреждения должна учитывать:

1. Информацию, указанную в документах производителя.

2. Данные контрольного замера расхода топлива.

3. Конструктивные особенности и техническое состояние транспортного средства.

4. Режим работы транспортного средства.

5. Дорожно-транспортные, климатические и иные факторы.

Установленные учреждением нормы расхода топлива должны быть экономически обоснованы.

При организации контрольных замеров комиссия учреждения может, например, руководствоваться разделом 6 «Проверка индивидуальных норм расхода топлива» Свода правил по проектированию и строительству СП 12-102-2001 «Механизация строительства. Расчет расхода топлива на работу строительных и дорожных машин».

Фактически производимые расходы на ГСМ должны быть обоснованы и документально подтверждены. Документальным подтверждением расходов на ГСМ в рассматриваемой ситуации могут быть:

- путевые листы (иные документы аналогичного характера) (письмо Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77);

- рапорты о работе строительной машины (механизма) (форма 0340003, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);

- кассовые чеки, подтверждающие оплату ГСМ (при безналичном расчете – платежные поручения на оплату ГСМ), талоны на топливо;

- документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (приказ о командировке, авансовые отчеты, из которых можно установить характер командировки, ее продолжительность, а также маршрут следования).

Помимо данных, полученных из путевого листа, учреждения вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы. Так, например, могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

При списании фактического расхода ГСМ на основании соответствующих документов необходимо иметь в виду следующее. В том случае, если фактический расход превышает расход бензина по норме, бензин списывается в пределах утвержденной нормы. Если же расход по норме превышает фактический расход, списание ГСМ производится по фактическому объему.