В письме ФНС России от 23.06.2022 № БС-15-11/71@ разъяснены нюансы обложения НДФЛ и страховыми взносами компенсации расходов приглашенных исполнителей (членов жюри, почетных гостей и т. п.), а также участников мероприятий, оплаты учреждением их проезда, проживания и питания. В частности, вопрос уплаты НДФЛ будет зависеть от статуса мероприятия и его документального оформления.

С приглашенными исполнителями, как правило, заключаются гражданско-правовые договоры. В этом случае вопрос об оплате проживания и проезда приглашенного исполнителя разрешается с учетом направленности осуществляемой деятельности. Так, если проезд к месту оказания услуг и обратно, проживание и питание в месте оказания услуг осуществляются непосредственно в интересах учреждения, то компенсация соответствующих расходов не может рассматриваться в качестве дохода, полученного приглашенным исполнителем в натуральной форме, и соответственно НДФЛ не облагается. Аналогично решается вопрос и в отношении страховых взносов.

Что касается участников мероприятия, то с данными лицами каких-либо договоров не заключается, и, как правило, они имеют личную заинтересованность в посещении мероприятия. В этом случае расходы по оплате проезда и проживания участников мероприятия являются доходами, полученными в натуральной форме. Так, учреждение обязано исчислить, удержать и перечислить соответствующие суммы НДФЛ в бюджет. В ситуации, когда участники мероприятий не получили каких-либо выплат до окончания налогового периода, учреждение обязано уведомить налогоплательщика и налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ, о суммах дохода, с которого не удержан налог, а также о сумме неудержанного налога в срок не позднее 01 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства. Расходы по оплате проезда и проживания участников мероприятия не подлежат обложению страховыми взносами в случае, если между приглашенными участниками и учреждением отсутствуют трудовые правоотношения и не заключались гражданско-правовые договоры.