Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 даны разъяснения о периодичности выдачи расчетных листков, а именно: расчетный листок достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц. Это касается и тех сотрудников, которые в истекшем месяце заработной платы не получали (к примеру, при прохождении обучения с отрывом от работы).

Порядок выдачи расчетных листков закрепляется в локальном акте организации, там же содержится информация о форме квитка. Роструд отмечает, что выдача расчетных листков посредством их направления на электронную почту сотрудника является вполне допустимой, а также возможно утверждение двух форм выдачи расчетного листка – на бумаге и в электронном виде.

Судебная практика поддерживает позицию Роструда и не видит нарушения требований работы с персональными данными при использовании электронной почты для передачи расчетных листков работникам (см. решение Кропоткинского городского суда Краснодарского края от 21.04.2021 по делу № 2-242/2021; решение Анадырского городского суда Чукотского автономного округа от 31.07.2020 по делу № 2-185/2020; решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 21.04.2016 по делу № 2-4346/2016; решение Ленинского районного суда г. Тюмени Тюменской области от 04.05.2016 по делу № 2-4178/2016).

Стоит отметить, что при выдаче расчетных листков в электронном виде необходимо официально (в локальном нормативно-правовом акте организации, трудовом или коллективном договоре) установить данный способ извещения работника и получить его письменное согласие.

Кроме того, помимо направления расчетных листков на электронную почту, допустимо их направление работникам посредством использования различных мессенджеров (WhatsApp, Viber и пр.), если такой способ уведомления установлен локальным актом, а работник предоставил номер телефона для направления сведений.

Также необходимо отметить, что обязанность работодателя по выдаче расчетных листков существует независимо от факта передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.

Законодательство не запрещает передачу расчетных листков из централизованной бухгалтерии в организацию с использованием системы электронного документооборота. Однако такая передача должна осуществляться с соблюдением требований о защите персональных данных. При этом саму возможность передачи расчетных листков в электронном виде следует официально зафиксировать в договоре между организацией и централизованной бухгалтерией, а конкретный порядок – в локальном акте централизованной бухгалтерии.