Закон определяет, что для учета можно использовать только те первичные документы и бухгалтерские регистры, которые составлены по унифицированным формам. Более 40 унифицированных форм, утвержденных приказом № 52н, применяется начиная с 2015 года. Однако с расширением практики централизации учетных функций и внедрением электронного документооборота возникает необходимость в унифицированных формах под электронный документооборот.

Так, с 2023 года Минфин России вводит унифицированные формы электронных первичных учетных документов и регистров, закрепленные в приказе № 61н. Однако даже при этом возникает вопрос: какие именно документы применять для отражения фактов хозяйственной жизни – из приказа № 61н или приказа № 52н?

Все первичные документы и регистры из обоих приказов можно разделить на 4 группы.

Первая группа включает документы из приказа № 61н, у которых нет аналогов в приказе № 52н.

К таким документам относятся, например:

- решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);

- решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440).

Эти формы электронных документов из приказа № 61н следует применять с 01 января 2023 года.

Вторая группа включает документы из приказа № 61н, у которых есть аналоги в приказе № 52н. Важно использовать документы, утвержденные приказом № 61н, не позднее даты начала их применения.

Третья группа включает документы из приказа № 61н, у которых расширена сфера применения. Для оформления отдельных хозяйственных операций следует применять документы, утвержденные приказом № 61н, несмотря на наличие других форм, утвержденных приказом № 52н.

Четвертая группа включает документы из приказа № 52н, у которых нет аналогов в приказе № 61н. Организации бюджетной сферы обязаны или вправе применять эти формы электронных документов и регистров на сегодняшний день в связи с отсутствием аналогов в приказе № 61н. Важно отметить, что подбор аналога документам этой группы в приказе № 61н возможен, но с потерей важных сведений, содержащихся в унифицированных формах документов по приказу № 52н.