Самое главное, на что всегда любят обращать внимание ревизоры, – это соблюдение графика отпусков. Ведь именно из-за того, что кто-то «выпадает» из графика, возникает путаница, а отсюда и неверный расчет отпускных…

С учетом того, что приближается дата, до которой необходимо утвердить график отпусков – 16.12.2022, предлагаем пройтись по основным важным правилам по его составлению и, самое главное, соблюдению.

1. Исходя из требований ТК РФ график отпусков в учреждении утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, в 2022 году – 17 декабря. Однако 17.12.2022 – это суббота, поэтому лучше раньше, чем позже, то есть до 16 декабря. После утверждения обязательно необходимо всех ознакомить с ним под подпись.

2. Обязательно включаем в график отпусков всех работников, состоящих в трудовых отношениях с учреждением на день его утверждения. Следует отметить, что в него включаются работники:

- с которыми в течение 2023 года планируется расторжение трудовых договоров;

-  находящиеся в декретном отпуске, так как они могут выйти на работу в любое время.

Органам власти и органам местного самоуправления следует не забывать о поправках в ТК РФ, которыми введены дополнительные гарантии для мобилизованных гражданских служащих, а именно: в течение 6 месяцев после возобновления прохождения гражданской службы по заявлению служащему должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для него время.

3. Не забыть предупредить сотрудников о дне начала отпуска в срок не позднее чем за 2 недели до его начала. Делать это необходимо под подпись, ознакомив сотрудника с проектом приказа об отпуске. Вся эта процедура может производиться «электронно», так как с 01 сентября 2022 года работодатели и работники могут обмениваться электронными кадровыми документами через «Госуслуги».

4. Для внесения изменений в график отпусков необходимо заявление от работника о переносе отпуска.

5. Рекомендуется установить в графике документооборота срок передачи подписанного приказа об отпуске в бухгалтерию. Несвоевременная передача приказа в бухгалтерию может повлечь несвоевременный расчет отпускных и, соответственно, их выплату, а это уже штраф.

6. В этой связи рекомендуем бухгалтеру ставить отметку о дате и времени получения документов для расчета отпускных.

7. Срок получения сотрудником отпускных – не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Законом не возбраняется выплата отпускных «досрочно», главное – уложиться в срок не позднее 3 дней до его начала. С учетом того, что между работником и работодателем в вопросе выплаты отпускных еще существуют Казначейство и банк, у которых тоже имеются свои сроки на проведение операций, направленных на обработку платежных документов и перечисление денежных средств, лучше все подготовить и направить заблаговременно.

8. Придерживаясь позиции Минтруда, следует выплатить отпускные сотруднику не позднее именно 3 рабочих дней. По этому вопросу было множество различных споров, так как ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос, какие это должны быть дни – рабочие или календарные.

9. Как должен поступить работодатель, если ему принесли «срочное» заявление работника о предоставлении отпуска «завтра… послезавтра». На практике, к сожалению, многие работодатели отказывают на том простом основании, что не впишутся в установленные 3 дня. И опять-таки этот момент не урегулирован нормами ТК РФ, что и приводит к судебным тяжбам… Не так давно в норму, обязывающую работодателей оплачивать отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала, снова предложили внести дополнения, касающиеся оплаты отпуска, решение о предоставлении которого принято по заявлению работника, поданному менее чем за 3 дня до начала отпуска.

В этом случае предлагают оплату отпуска производить:

- не позднее двух следующих за днем подачи заявления рабочих дней (если оплата производится путем перевода в кредитную организацию);

- не позднее первого рабочего дня работника после окончания отпуска (если оплата производится иным способом).

А пока такие изменения не внесены, проверяющие смело могут оштрафовать. Поэтому руководителю необходимо помнить это правило, когда он рассматривает подобные просьбы сотрудников.

10. Зарплату за отработанное ко дню отпуска время учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными. Напомним, что выплата работнику заработной платы ранее установленных сроков – это нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. От греха подальше лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в организации.