В качестве документа о приемке исполнения по контракту, как правило, выступает накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ (оказанных услуг) (письма Минэкономразвития России от 31.12.2014 № Д28и-2904, от 09.12.2014 № Д28и-2709). Привычной формой таких документов является оформление в печатном виде. То есть документ распечатывается в двух экземплярах и подписывается сторонами. Обмен документами может осуществляться при личном контакте или путем отправки по электронной почте.

Наряду с таким оформлением приемки исполнения по контракту в настоящее время Федеральным казначейством в единой информационной системе (ЕИС) реализована процедура электронного актирования: когда документ о приемке товаров, работ или услуг формируется и подписывается электронной подписью в электронной форме посредством функциональных возможностей ЕИС (письмо Федерального казначейства и ФНС России от 18.12.2019 №№ 14-00-06/27476, АС-4-15/26126@). Такой вариант формирования документа о приемке исполнения по контракту позволяет минимизировать бумажный документооборот и оптимизировать порядок взаимодействия заказчиков и исполнителей, в том числе, процесс оплаты.

Документ о приемке исполнения по контракту, сформированный в электронном виде и подписанный электронной подписью, является альтернативой и равнозначен документу на бумажном носителе (п. 32 Стандарта «Концептуальные основы», ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

В ЕИС можно сформировать:

- УПД (счет-фактура и передаточный документ (акт));

- УПД (передаточный документ (акт));

- Счет-фактуру.

Для этого исполнителю (поставщику) нужно зайти в единый реестр участников закупок, найти ссылку «Исполнение контрактов», выбрать заключенный контракт и создать по нему электронный акт. Далее нужно заполнить всю необходимую информацию по акту. При этом большинство информации загружается автоматически из системы.

Когда вся информация внесена в форму электронного акта, нужно его сформировать, подписать и направить заказчику. После этого электронный акт появится в личном кабинете заказчика, где он его проверит и заполнит со своей стороны необходимую информацию. На этом электронная приемка будет окончена.

Исходя из порядка приемки товаров, работ или услуг посредством электронного актирования, реализованного в ЕИС, логично предположить, что такое взаимодействие заказчика и поставщика (исполнителя) должно быть взаимно согласовано. К примеру, в контракте можно предусмотреть возможность приемки исполнения контракта с использованием ЕИС по согласованию сторон.

После приемки исполнения по контракту электронный акт необходимо разместить в реестре контрактов (п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).

В случае истребования у налогоплательщика документа о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированного в ЕИС в электронной форме, он представляется в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи в порядке, определенном ФНС России в соответствии с п. 4 ст. 31 и ст.ст. 93 и 93.1 НК РФ (приказы ФНС России от 18.01.2017 №ММВ-7-6/16 и от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@). Аналогичный порядок может быть использован налогоплательщиком для представления в налоговые органы приложенных к документу о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) файлов скан-образов документов, созданных на бумажном носителе (в случае их истребования в рамках налоговых проверок). В случае истребования налоговым органом документов, содержащих дополнительную информацию к информации, отраженной в сформированном в ЕИС документе о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) в электронной форме, составленных в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, такие документы передаются на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо Федерального казначейства и ФНС России от 18.12.2019 №№ 14-00-06/27476, АС-4-15/26126@).

К сведению: Получатели средств федерального бюджета, указанные в отдельном распоряжении Правительства Российской Федерации, и подведомственные им получатели бюджетных средств, начиная с 1 мая 2021 года, обязаны включать в условия заключаемых контрактов положения о возможности подписания документов о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги в форме электронного документа в единой информационной системе в сфере закупок.

Такая обязанность предусмотрена постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2021 №667 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 9 декабря 2020 г. № 2050». Норма постановления распространяется на закупки, извещения об осуществлении которых размещаются в ЕИС в сфере закупок, а также на контракты, заключаемые с единственным поставщиком, с 1 мая 2021 года.

Перечень получателей средств федерального бюджета, на которых распространяется данная норма, будет утвержден отдельным распоряжением Правительства Российской Федерации.

Дополнительно отмечаем, что формирование документа о приемке посредством ЕИС в сфере закупок – это эффективный функционал, который позволяет значительно упростить работу поставщика и заказчика при исполнении контрактов, обеспечивает оперативный доступ к документам и эффективное управление их движением.

В первую очередь для поставщиков – это упрощение процесса формирования документов о приемке и обмена ими с заказчиком, гарантия своевременности приемки и оплаты. Для заказчиков – это удобство оформления приемки и размещения информации об исполнении контракта.