Ох уж эти бесконечные нововведения и новаторские технологии… Специалисты учреждений не поспевают за всеми изменениями, которые необходимо было ввести «еще вчера». Бухгалтерский учет – это вообще отдельная планета, в которую быстрыми темпами вклинивается электронный документооборот (ЭДО).
С целью оказания помощи в решении трудностей с введением ЭДО предлагаем помощь в организационных, технических и финансовых плоскостях.
Что касается организационных проблем внедрения ЭДО, то здесь должно быть все разложено по полкам: кто, куда и кому…
Рассмотрим алгоритм действий на примере внедрения Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518).
Раньше можно было работать по принципу «Утром стулья – вечером деньги», теперь деньги вперед. Провести какой-либо факт хозяйственной жизни «задним числом» не получится, так как он будет сразу же обнаружен. Заполнение документа в электронном виде предполагает введение таких параметров, как дата и время создания и подписания документа электронной подписью.
Так, раньше можно было сначала приобрести ценности, а потом по факту произведенного расхода обратиться в бухгалтерию за возмещением потраченных денег. Согласно Методическим указаниям документом-основанием для оформления Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) является план-график.
Поэтому первым делом согласовываем свою закупку с контрактной службой, затем убеждаемся, что в плане-графике предусмотрены указанные коды ОКПД2. Только после всех приведенных манипуляций берем «денежку» в виде аванса и покупаем необходимый товар.
Использование учреждением Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) при закупке товаров, работ, услуг в 2023 году влечет необходимость заполнения указанного документа с указанием не только версии актуального плана-графика, но и кодов ОКПД2 и Идентификационного кода закупки.
Еще одна «глобальная проблема» – это кадры, которые смогут осилить компьютерные технологии и ведение документов ЭДО.
Если речь идет о сестрах-хозяйках, буфетчицах и санитарках, то многие из них к компьютеру подойти боятся, а не то что ввести в него правильные данные…
Как правило, на таких должностях работают лица, вышедшие на пенсию и не желающие осваивать новшества ЭДО, поэтому им проще уволиться.
Ведь теперь даже рядовая сестра-хозяйка должна выдать халат в медучреждении не по бумажной форме журнала, а на основании Карточки учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097), которая составляется для учета имущества (основных средств, материальных запасов), выдаваемого в личное пользование работнику, иному должностному лицу для исполнения служебных (должностных) обязанностей (п. 71.1 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н). Подписывается она ответственным лицом простой ЭП.
Наряду с обозначенными моментами ЭДО вызывает необходимость использования компьютера как средства ведения такого документооборота каждым из сотрудников учреждения. А ведь по роду осуществляемой деятельности не у всех они имеются, что будет затруднять внесение данных каждым лицом, которому такие сведения необходимо внести.
И здесь на усмотрение руководителя:
- организовать компьютерный класс для пользования всеми сотрудниками;
- приобрести всем необходимую технику;
- назначить нескольких лиц, ответственных за ведение документооборота, и другие возможные варианты.
Наряду с этим само по себе ЭДО должно осуществляться в соответствии с локальными нормативными актами, такими как:
- положение об электронной подписи, в котором было бы разъяснено, что такое простая электронная подпись, что такое квалифицированная электронная подпись, ответственность;
- приказы и доверенности о полномочиях и наделении конкретных работников правом подписи тех или иных документов;
- учетная политика, которая содержит перечень применяемых электронных документов;
- регламент на каждую операцию ЭДО (инструкция в доступной форме для пользователей);
- график документооборота электронных документов с указанием, кем и какая подпись на каждом этапе используется.
Напоминаем, что со всеми локальными нормативными актами пользователи должны быть ознакомлены под подпись.
Естественно, затруднения будут возникать и при кадровых перемещениях. Увольнение пользователей ЭП повлечет необходимость получения ее новым сотрудником, а это время на ее оформление и, как следствие, задержка в документальном оформлении.
Технические проблемы, как правило, связаны с выбором программы для ведения ЭДО, ведь возможны варианты, такие как:
- организация документооборота через специализированные программы электронного документооборота;
- организация ЭДО ресурсами разработчиков 1С БГУ.
Рассмотрим на конкретном примере.
Так, в программе 1С БГУ нельзя декомпозировать документ на фрагменты, за которые подписываются соответствующие должностные лица. Программа позволяет лишь настроить объем прав, запустив всех участников, даже непрофильных, в программу, служащую для целей регламентированного бухгалтерского учета. А здесь уже риски в плане целостности бухгалтерской информации.
Нельзя подписать частями по мере заполнения ответственными должностными лицами такие решения, как:
- о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
- о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515).
Поименованные документы подлежат полному заполнению, сразу.
И здесь как выход – согласование на бумажных носителях командировки у всех отделов, задействованных в ЭДО.
Что касается документов по нефинансовым активам, то Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) и Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) будет заполнять ответственный член комиссии по поступлению и выбытию активов, который:
- формирует электронный документ;
- указывает в нем участников и соответствующие им подписи;
- направляет документ на ЭДО.
Именно бухгалтер работает теперь в формате 2 «Д», так как он будет выполнять задачу по созданию первичного документа, который раньше в бухгалтерию приносили готовым, и его дальнейшей «отработке».
Не стоит забывать и о такой проблеме, как перегрузка и «зависание» базы.
И здесь в помощь технические специалисты, обслуживающие сервер.
И последняя рубрика – финансовые проблемы, к которым можно отнести:
- приобретение дополнительных компьютеров и мощных серверов;
- приобретение лицензий для дополнительных пользователей;
- затраты на обслуживание программного продукта штатными программистами и сторонними организациями.
Новые параметры работы – это всегда новые расходы, поэтому на все поименованные позиции придется изыскивать денежные средства.
