Программы для электронных вычислительных машин (программы для ЭВМ) представляют собой один из видов охраняемых результатов интеллектуальной деятельности и относятся к объектам авторских прав (пп. 2 п. 1 ст. 1225, п. 1 ст. 1259 ГК РФ).

Авторские права на все виды программ для ЭВМ (в том числе на операционные системы и программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы. Программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения (ст. 1261 ГК РФ).

Госучреждение может приобретать исключительное право на использование специализированного программного продукта на основании договора об отчуждении исключительного права, заключаемого в письменной форме (ст. 1285 ГК РФ). Несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора (п. 2 ст. 1234 ГК РФ).

Договор об отчуждении исключительного права является одним из видов договоров в сфере использования прав на интеллектуальную собственность. Согласно п. 1 ст. 1234 ГК РФ по этому договору одна сторона (правообладатель) передает или обязуется передать принадлежащее ей исключительное право на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации в полном объеме другой стороне (приобретателю).

Договор об отчуждении исключительного права признается заключенным, если сторонами согласованы условия, существенные для этого вида договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). К ним относится предмет договора путем указания на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, исключительное право на которое передается его приобретателю, а также (для возмездного договора) размер вознаграждения правообладателя или порядок его определения. Если эти условия не согласованы, договор признается незаключенным.

Госучреждение, обладающее исключительным правом на программу ЭВМ, вправе использовать эту программу в соответствии со ст. 1229 ГК РФ по своему усмотрению любым не противоречащим закону способом, в том числе путем его отчуждения по договору другому лицу или предоставления другому лицу права использования программного продукта (п. 1 ст. 1233 ГК РФ).

По общему правилу исключительное право на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации переходит от правообладателя к приобретателю в момент заключения договора об отчуждении исключительного права. Соглашением сторон может быть установлен и иной момент перехода права.

Переход исключительного права к приобретателю по договору об отчуждении такого права на зарегистрированные программы для ЭВМ или базу данных происходит в момент государственной регистрации (п. 5 ст. 1262, п. 4 ст. 1234 ГК РФ). При отсутствии государственной регистрации переход исключительного права считается несостоявшимся (п. 6 ст. 1232 ГК РФ). 

Бюджетный учет

В соответствии с Порядком № 209н расходы на приобретение неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение в целях учета относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Казенное учреждение может приобретать право использования программного обеспечения на основании лицензионного договора.

Предметом лицензионного договора является предоставление или обязательство предоставить обладателем исключительного права на программу для ЭВМ (лицензиаром) права использования этой программы другой стороне (лицензиату) в установленных договором пределах (п.п. 1, 4 ст. 1286 ГК РФ). Лицензионный договор заключается в письменной форме. Если договор является возмездным, в нем должен быть указан размер вознаграждения за использование программы для ЭВМ или порядок исчисления такого вознаграждения (п.п. 2, 3 ст. 1286 ГК РФ).

Одним из обязательных условий, в соответствии с которым объект относится к нематериальным активам, является наличие надлежаще оформленных документов, устанавливающих исключительное право на актив (п. 56 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

Приобретенное право на использование бухгалтерской программы не является исключительным правом на актив, поэтому нет оснований для включения такого права в состав нематериальных активов бюджетного учреждения.

Платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему по лицензионному договору (договору присоединения) право использования программного обеспечения могут быть отнесены:

- на финансовый результат (затраты) текущего финансового года;

- к расходам будущих периодов.

Для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, предназначен счет 401 50  "Расходы будущих периодов" (п. 302 Инструкции № 157н).

Суммы, учтенные по дебету счета 401 50 "Расходы будущих периодов", в течение периода, к которому они относятся, подлежат:

- отнесению на финансовый результат текущего финансового года (списываются в дебет счета 401 20 "Расходы текущего финансового года");

- учету при формировании себестоимости (списываются в дебет счета 109 00 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг").

Конкретный порядок отражения этих платежей в учетных регистрах должен быть установлен учреждением в рамках формирования учетной политики (письмо Минфина России от 18.03.2016 № 02-07-10/15362).

Согласно требованиям п. п. 66, 333 Инструкции № 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование»:

- по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре;

- в течение всего срока действия лицензии.

Отражение в учете учреждения операций, связанных с получением права пользования программным обеспечением, осуществляется на основании лицензионных и иных договоров, заключенных согласно законодательству РФ (п. 66 Инструкции № 157н). Поэтому поступление и выбытие программ на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование», может отражаться на основании положений соответствующего лицензионного (иного) договора, а в качестве первичного документа может оформляться Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Выбытие программного обеспечения с забалансового учета отражается датой истечения срока пользования согласно договору (п. 1.1.10 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 №№ 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120).

По каждому программному продукту должна быть открыта Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 334 Инструкции № 157н).

В ряде случаев, исходя из вида программного продукта и характера его использования, расходы учреждения на приобретение неисключительных (пользовательских) прав на программное обеспечение могут быть учтены при формировании первоначальной стоимости основного средства на счете 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы".

Так, возможна ситуация при которой приобретается оборудование без какого-либо минимального программного обеспечения, но при этом объект никак не может быть использован в деятельности учреждения без дополнительной установки соответствующей программы. В таком случае затраты на приобретение прав на необходимое программное обеспечение являются расходами на доведение объектов до состояния, пригодного к использованию. Подобные расходы могут учитываться при формировании первоначальной стоимости основных средств (п. 15 федерального стандарта "Основные средства). При этом срок полезного использования основного средства не должен превышать срок использования программного продукта.

Типовые корреспонденции счетов

Списание с забалансового учета

Списание со счета 01 неисключительных прав на программное обеспечение производится только по истечении срока его использования, предусмотренного, в частности, лицензионным договором (смотрите также письмо Минфина России от 18.03.2016 № 02-07-10/15362, п. 1.1.10 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 №№ 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120). При этом срок такого использования не может превышать срок действия исключительных прав на результат интеллектуальной деятельности (п. 4 ст. 1235 ГК РФ). В случае прекращения исключительного права правообладателя срок действия неисключительных прав также прекращается.

К сведению: Неотражение неисключительных прав на программное обеспечение на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» и, соответственно, в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к Балансу (ф. 0503130) может быть квалифицировано как представление   недостоверной    бюджетной отчетности, то есть правонарушение, предусмотренное ст. 15.15.6 КоАП РФ (см., например, решение Нижегородского районного суда г. Нижний Новгород Нижегородской области от 10.03.2016   по делу № 12-74/2016). На обязанность учреждения учитывать  нематериальные активы,  полученные  в  пользование  на  основании   лицензионного договора, на забалансовом счете 01 в соответствии  с  требованиями    п. 66 Инструкции № 157 указывают и другие  судебные  органы (см., например,  постановление  Двенадцатого   ААС   от     23.10.2014 № 12АП-6735/14, решение Верховного  Суда  Удмуртской   Республики от 20.05.2015 по делу № 7-227/2015, решение АС  Астраханской  области от 26.05.2014 № А06-7848/13).