При оформлении прекращения трудового договора с работником, умершим во время отпуска, датой прекращения трудового договора считается дата смерти работника, поскольку именно с этим фактом связано прекращение трудовых отношений в силу п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Перечень документов, которые являются основанием для прекращения трудового договора в связи со смертью, нормативно не определен. На практике основным документом считается свидетельство о смерти (см. письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6). Именно в нем указывается дата смерти работника (ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Свидетельство о смерти может представить любой родственник. Во избежание споров с проверяющими органами желательно зафиксировать дату получения свидетельства, поскольку именно этой датой оформляются все необходимые документы о прекращении трудового договора. Для этого можно либо составить акт, либо внести соответствующую запись в журнал входящей корреспонденции.

Работодатель также имеет право получить повторное свидетельство о смерти в органе ЗАГС (п. 1, абз. 1, 3, 4 п. 4, п. 5 ст. 9 Закона № 143-ФЗ).

Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью оформляется так же, как и при увольнении по другим основаниям. Особенность будет только в дате издания приказа и дате прекращения трудового договора, ведь, как правило, о смерти работника работодатель узнает не сразу. Поэтому дата издания и дата прекращения трудового договора в приказе различаются. Датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника, а датой издания приказа – день получения работодателем свидетельства о смерти.

Поскольку с приказом ознакомить работника под подпись невозможно, то внизу приказа делается следующая запись: «С приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Также нужно внести изменения в приказ о предоставлении отпуска – указать в качестве даты его окончания дату прекращения трудового договора в связи со смертью работника. Иначе по документам получится, что в отпуске находится умерший работник, а это может повлечь претензии контролирующих органов.

В трудовую книжку работника (в случае ее ведения) вносится запись о прекращении трудового договора следующего содержания: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заполненная трудовая книжка выдается одному из членов семьи работника, если он за ней обратился. Для этого он должен представить документы, подтверждающие родство с умершим работником (например, свидетельство о браке), и свидетельство о смерти работника. Если родственник умершего желает получить трудовую книжку по почте, он должен написать заявление с указанием такого способа получения. Если же он решил забрать трудовую книжку лично, то оставляет расписку в произвольной форме (п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Если трудовую книжку выдать невозможно (например, никто из родственников не обратился за ней), она хранится до востребования (п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Информацию о прекращении трудового договора с работником в связи со смертью также нужно внести в сведения о трудовой деятельности. Формулировка аналогичная. Сведения о трудовой деятельности направляются в органы СФР (ч. 1–2 ст. 66.1, ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»). Сведения о трудовой деятельности работника вносятся в подраздел 1.1 подраздела 1 разд. 1 единой формы ЕФС-1.

Если ведется личная карточка для кадрового учета, информация об увольнении в связи со смертью работника вносится в личную карточку в той же формулировке, которая указана в трудовой книжке (сведениях о трудовой деятельности) работника.

Зарплата и иные суммы, которые причитались умершему работнику (в том числе компенсация за неиспользованный отпуск), выплачиваются члену его семьи или лицу, находящемуся на иждивении работника на день его смерти. Иждивенец может получить все выплаты независимо от того, проживал ли он с умершим. Член семьи имеет право на выплаты (за исключением зарплаты), только если проживал совместно с умершим (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ).

Отметим, что в этом случае производить удержание за неотработанные дни отпуска нельзя (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Выплата производится при соблюдении следующих условий:

1) за выплатой обратились не позднее четырех месяцев с момента смерти работника (п. 1 ст. 1114, п. 2 ст. 1183 ГК РФ). Суммы, за которыми не обратились в течение четырех месяцев с момента смерти работника, наследуются на общих основаниях. После истечения указанного срока желательно внести их в депозит нотариуса (ст. 141 ТК РФ, подп. 3 п. 1 ст. 327, п. 1 ст. 1114, п. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ, абз. 1 п. 68 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.05.2012 № 9);

2) представлены документы, подтверждающие право обратившегося лица на получение выплат (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ). Перечень таких документов нормативно не определен. На наш взгляд, обратившийся гражданин должен предъявить паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), документ, свидетельствующий о том, что он является членом семьи умершего или состоял на иждивении умершего, а также заявление в произвольной форме, которое зафиксирует дату и факт обращения за выплатами. Члены семьи при обращении за выплатами (кроме зарплаты) должны подтвердить факт совместного проживания с умершим.

Выплата производится в течение недели со дня предъявления необходимых документов (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ, абз. 1 п. 68 постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9).

Работодатель вправе выплатить соответствующие суммы первому обратившемуся за ними лицу (если выполнены перечисленные выше условия), так как законодательством не предусмотрено специального порядка. Если же за выплатой одновременно обратились несколько родственников, они должны либо самостоятельно решить вопрос, кому и в каком размере полагается выплата (предоставив совместное заявление), либо обратиться в суд.