Отношения по договору хранения регулируются гл. 47 ГК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 886 ГК РФ по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности. Иными словами, передача имущества на хранение не влечет передачу права оперативного управления на него. Поэтому у передающей стороны (поклажедателя) отсутствуют основания для списания переданных на хранение объектов с балансового учета.
В свою очередь отметим, что аналитический учет основных средств и материальных запасов должен вестись в разрезе лиц, ответственных за их сохранность и(или) целевое использование (см., например, п.п. 54, 119, 126 Инструкции № 157н).
Поэтому передача основных средств на хранение отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства», т. е. аналогично внутреннему перемещению при смене ответственных лиц. Одновременно информация об объектах основных средств, переданных на хранение, отражается на соответствующих забалансовых счетах.
Инструкция № 157н не предусматривает забалансовых счетов для учета материальных ценностей, переданных на хранение. В то же время учетной политикой можно предусмотреть специальный забалансовый счет для учета переданного на хранение имущества (п. 332 Инструкции № 157н, см. также письмо Минфина России от 10.11.2016 № 02-07-10/65884).
Формально это может быть и счет 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование». Главное – закрепить соответствующие положения в учетной политике учреждения.
Передача на хранение может быть отражена на основании первичного документа, разработанного в учреждении. Разработанная самостоятельно форма должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 25 Стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»). Поскольку передача материальных ценностей на хранение отражается в учете аналогично внутреннему перемещению, то в качестве основы для разработки формы может быть использована, к примеру, Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102), Требование-накладная (ф. 0504204). Кроме того, согласно учетной политике для документального оформления в рассматриваемой ситуации может применяться акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1). Форму документа для приема-передачи на хранение и возврата целесообразно установить договором на ответственное хранение.
