Согласно п. 345 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения до момента вручения учитываются по стоимости приобретения на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».

Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, организация госсектора должна самостоятельно разработать такой порядок, предусмотрев соответствующие положения в локальном стандарте учета (учетной политике) (письмо Минфина России от 04.10.2013 № 02-05-10/41316).

Списание объектов, приобретаемых в целях награждения (дарения), может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы:

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Учетной политикой может быть предусмотрен, например, такой порядок применения этих документов:

Вид ценностей, учитываемых на счете 07

Лица, получающие ценности

Документ, разработанный на основе

Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230)

Почетные грамоты (дипломы и т. п.)

Сотрудники учреждения

Физические лица, не состоящие с учреждением в трудовых отношениях

Ценные подарки (сувениры и т. п.)

Физические лица, не состоящие с учреждением в трудовых отношениях

Если выполняются оба условия:

1) общая стоимость подарков, врученных конкретному физическому лицу в течение календарного года, не будет превышать 4000 руб.;

2) стоимость вручаемого в рамках одного мероприятия подарка (подарков) не превышает 3000 руб.

Документ, разработанный на основе

Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)

Ценные подарки (сувениры и т. п.)

Сотрудники учреждения

Физические лица, не состоящие с учреждением в трудовых отношениях

Если выполняется хотя бы одно условие:

1) есть вероятность, что общая стоимость материальных ценностей, врученных конкретному физическому лицу в течение календарного года, превысит 4000 руб.;

2) стоимость вручаемого в рамках одного мероприятия подарка (подарков) превышает 3000 руб.

В соответствии с п. 346 Инструкции № 157н аналитический учет по забалансовому счету 07 ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) по каждому предмету имущества в разрезе:

- материально ответственных лиц;

- мест хранения.

Стоимость материальных ценностей, предназначенных для дарения, относится на расходы организации госсектора (в дебет счета 0 401 20 296 «Иные расходы») в момент их поступления на основании соответствующего первичного учетного документа. Приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, согласно положениям Указаний № 65н отражается с применением подстатьи 296 «Иные расходы» КОСГУ.

В бухгалтерском (бюджетном) учете операции по учету материальных ценностей, приобретенных для целей награждения (вручения), отражаются проводками:

Содержание операции

В казенном учреждении

Дебет

Кредит

Отражены расходы на приобретение материальных ценностей, приобретенных для целей награждения (вручения)

КРБ 1 401 20 296

КРБ 1 302 96 730

Материальные ценности приняты к забалансовому учету

Увеличение

07

  

Погашена задолженность перед поставщиком

КРБ 1 302 96 830

КРБ 1 304 05 296

Материальные ценности списаны с забалансового учета при вручении (дарении)

  

Уменьшение

07