В соответствии с п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, почтовые марки учитываются в составе денежных документов на счете 201 35 «Денежные документы». Возмещение расходов на приобретение марок осуществляется не в интересах самого работника, а в служебных целях. Поэтому приобретение марок необходимо отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 221 «Услуги связи» КОСГУ (пп. 10.2.1 п. 10 Порядка № 209н).

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н). Поступившие почтовые марки хранятся в кассе и по мере необходимости выдаются под отчет для отправки корреспонденции.

Согласно п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных сотрудником расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы (смотрите также п. 84 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н). Кроме того, как и в случае с денежными средствами, подотчетное лицо должно составить Авансовый отчет (ф. 0504505) о полученных и израсходованных марках с приложением оправдательных документов. Такими документами могут быть, например, реестр отправленной корреспонденции или испорченные конверты и марки.

Отметим, что унифицированной формы реестра отправленной корреспонденции, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет. Поэтому форму документа казенное учреждение вправе разработать самостоятельно. При этом такие документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы». Порядок их применения и заполнения должен быть закреплен в учетной политике.

Последовательность бухгалтерских записей будет зависеть от того, в каком порядке выдаются денежные средства под отчет, - до осуществления закупки или после нее.

Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:

Дебет КРБ 1 201 35 510 Кредит КРБ 1 208 21 667 - на основании ПКО (ф. 0310001) приняты к учету марки;

Дебет КРБ 1 208 21 567 Кредит КРБ 1 304 05 221 (КИФ 1 201 34 610, Увеличение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 221) - на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и подтверждающих документов денежные средства за марки перечислены на банковскую карту (выданы из кассы) сотруднику;

Дебет КРБ 1 208 21 567 Кредит КРБ 1 201 35 610 - на основании РКО (ф. 0310002) марки выданы под отчет сотруднику;

Дебет КРБ 1 401 20 221 (КРБ 1 109 ХХ 221) Кредит КРБ 1 208 21 667 - на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов использованные марки списаны с учета.