К материальным запасам в соответствии с п.п. 98, 99 Инструкции № 157н, п. 7 Стандарта «Запасы» относятся:

- являющиеся активами материальные ценности, приобретенные (созданные) для потребления (использования) в процессе деятельности учреждения, в том числе для изготовления иных нефинансовых активов;

- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

- готовая продукция;

- товары для продажи;

- биологическая продукция;

- материальные ценности приобретенные (созданные) в целях реализации полномочий по обеспечению техническими средствами реабилитации, лекарственными средствами, лекарственными препаратами, медицинскими изделиями, иными материальными ценностями отдельных категорий граждан (организаций).

- закрытый перечень материальных ценностей независимо от их стоимости и срока службы, приведенный в п. 99 Инструкции № 157н.

Согласно пп. «а» п. 34 Стандарта «Запасы» одним из случав выбытия материальных запасов является их использование (потребление) в деятельности учреждения.

При этом согласно п. 42 Стандарта «Запасы», п. 108 Инструкции № 157н выбытие (отпуск) материальных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится одним из двух способов:

- по фактической стоимости каждой выбывающей единицы;

- по средней фактической стоимости.

Выбранный способ списания материальных запасов закрепляется в учетной политике учреждения и не изменяется в течение финансового года.

Для отдельных групп материалов может быть установлен особый порядок оценки - по фактической стоимости каждой единицы таких товаров. Это касается следующих групп товаров (п. 109 Инструкции № 157н):

- драгоценные металлы, драгоценные камни, ювелирные и иные ценности и т.п.;

- материальные запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга.

В целях организации работы по списанию материалов в учреждении целесообразно разработать нормы расходов (потребления) материальных запасов. Такие нормы могут доводиться до учреждений вышестоящими организациями (учредителями) или разрабатываться ими самостоятельно с учетом:

- показателей расходования ресурсов в учреждении в прошлые годы;

- требований по экономии материальных и денежных средств (в том числе нормативных);

- объема расходования материальных ресурсов на аналогичные нужды в иных организациях, решающих сопоставимые задачи, и т.п.

В частности, при установлении норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте учреждения могут руководствоваться Методическими рекомендациями, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

В процессе хозяйственной деятельности могут иметь место факты отклонений от установленных норм расхода материальных запасов (как в большую, так и в меньшую сторону), а также факты использования ресурсов в соответствии с нормами, но без достижения заданного результата. Сами по себе данные факты не могут рассматриваться в качестве нарушений действующего законодательства - соответствующие управленческие решения должностные лица учреждения могут принимать только после анализа всех обстоятельств, обусловивших возникновение отклонений.

Информация о сложившейся экономии либо перерасходе относительно установленных норм используется далее для анализа и при необходимости совершения дополнительных действий, связанных с:

- установлением виновных в сложившемся перерасходе должностных лиц;

- корректировкой установленных норм списания материалов (к примеру, в ситуации, когда наблюдается постоянная существенная экономия запасов) и т.д.

Товары, приобретенные организацией бюджетной сферы для продажи, могут оцениваться по стоимости их приобретения, которая будет формировать их фактическую стоимость (п. 125 Инструкции № 157н). При этом списание товаров может осуществляться в общеустановленном для всех материальных запасов порядке.

В то же время организации, осуществляющие розничную торговлю, товары, переданные в реализацию, вправе учитывать по их розничной (продажной) цене с обособленным учетом торговой наценки (торговой скидки). В подобных ситуациях отражение в учете выбытия товаров должно отражаться по продажной стоимости.

В соответствии с п. 114 Инструкции № 157н операции по списанию материальных запасов оформляются бухгалтерскими записями в порядке, предусмотренном Инструкциями по применению Планов счетов.

Списание израсходованных материальных запасов отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов» в корреспонденции с кредитом счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» (абз. 1 п. 26 Инструкции № 162н).

Если расходы, связанные с использованием материальных запасов в деятельности учреждения, формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то их списание отражается бухгалтерской записью по дебету счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в корреспонденции с кредитом счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» (абз. 1 п. 26 Инструкции № 162н).

Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов отражается по дебету счетов 0 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в корреспонденции с кредитом счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» (абз. 2 п. 26 Инструкции № 162н).

Списание материальных запасов при их реализации (за исключением реализации готовой продукции, товаров) отражается по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» в корреспонденции с кредитом счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» (абз. 4 п. 26 Инструкции № 162н).

В свою очередь, реализация готовой продукции, товаров отражается по дебету счета 0 401 10 131 «Доходы от оказания платных услуг» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» (п.п. 27, 28 Инструкции № 162н).

Передача материальных запасов работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 »Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в корреспонденции с кредитом счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» с одновременным отражением на забалансовом счете 27 »Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (п. 385 Инструкции № 157н, п. 26 Инструкции № 162н).

Передача спецоборудования со склада в научное подразделение для выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ по договору отражается по дебету счета 0 109 60 272 «Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» и кредиту счета 0 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения» с одновременным отражением на забалансовом счете 12 «Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками» (п. 355 Инструкции № 157н, п. 26 Инструкции № 162н).

В разрядах с 5 по 17 номера счета 0 105 00 и по корреспондирующим с ним счетам 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года» (0 401 20 240, 0 401 20 250, 0 401 20 270, 0 401 20 280), 0 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты» отражаются нули, если иное не предусмотрено целевым назначением имущества и (или) средств, являющихся источником финансового обеспечения приобретаемого имущества (п. 2 Инструкции № 162н).

При этом учреждение вправе в указанных разрядах номера счета вместо нулей отражать соответствующие коды бюджетной классификации, аналитические коды в порядке, установленном учетной политикой.

Отчетность

Формирование бюджетной отчетности казенных учреждений производится в соответствии с требованиями Инструкции № 191н.

Информация о движении нефинансовых активов, в том числе материальных запасов подлежит отражению в «Сведениях о движении нефинансовых активов» (ф.ф. 0503168, 0503768), далее - Сведения ф. 0503168 и Сведения ф. 0503768 соответственно.

Все показатели, отраженные в Сведениях (ф. 0503168, ф. 0503768), должны быть подтверждены соответствующими регистрами бюджетного (бухгалтерского) учета по учету операций с нефинансовыми активами.

Сведения ф.ф. 0503168, 0503768 представляются в составе годовой отчетности и заполняются нарастающим итогом с исключением оборотов по внутренним расчетам.

Сведения ф. 0503168 заполняются раздельно по имуществу, закрепленному на праве оперативного управления, и по имуществу, составляющему государственную казну Российской Федерации, казну республики в составе Российской Федерации, казну края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, муниципальную казну.

При этом раздел 2 «Нефинансовые активы, составляющие имущество казны» Сведений ф. 0503168 формируется только органами государственной власти, органами местного самоуправления, осуществляющими в рамках своей компетенции права и обязанности собственника имущества по учету имущества казны. Получателем бюджетных средств, не осуществляющим полномочия собственника имущества, данный раздел не формируется и в составе отчетности не представляется.

Данные в Сведениях (ф.ф. 0503168, 0503768) содержат не только остатки по счету 0 105 00 000 на начало и конец отчетного периода, но и обороты по поступлению и выбытию материальных запасов.

Общая сумма поступлений объектов материальных запасов (графа 5 Сведений ф.ф. 0503168, 0503768) за отчетный период, формируется по данным дебетового оборота счета 0 105 00 000, с выделением показателей стоимости объектов материальных запасов, полученных безвозмездно, оприходованных по результатам инвентаризации (графы 6, 7 соответственно).

Общая сумма выбытий объектов материальных запасов, уменьшение их стоимости отражается по данным кредитового оборота счета 0 105 00 000 (графа 8 Сведений ф.ф. 0503168, 0503768) с выделением стоимости запасов, переданных безвозмездно, реализованных, а также стоимости материалов, списанных с балансового учета в связи с недостачей, выявленных при инвентаризации, а также в связи с хищениями (графы 9 и 10 соответственно).

Показатели, отраженные в Сведениях (ф. 0503168, 0503768) в качестве остатков материальных запасов по состоянию на начало и конец отчетного периода, должны соответствовать аналогичным показателям, отраженным по счету 0 105 00 000 в Балансе (ф.ф. 0503130, 0503730).

Кроме того, информация по данным дебетового оборота счета 0 105 00 отражается в составе показателей по строке 361 Отчета (ф.ф. 0503121, 0503721). В свою очередь, сумма по данным кредитовых оборотов счета 0 105 00 000 заполняется в составе показателей по строке 362 Отчета (ф.ф. 0503121, 0503721).

Типовые корреспонденции счетов

Документооборот

В соответствии с Приказом № 52н в целях списания материальных запасов могут применяться следующие первичные документы:

- Меню - требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

- Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);

- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяющийся для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044);

- Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Применяется при реализации учреждением всех видов материальных запасов.

Списание ГСМ на нужды учреждения также производится на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), составленного по данным путевого листа.

При этом унифицированных форм путевых листов Приказ № 52н не предусматривает. Соответственно в учреждении могут быть разработаны свои формы путевых листов, которые должны содержать обязательные реквизиты, утв. разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Выбытие материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации (в том числе в результате прекращения признания объекта в качестве актива), осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) (п. 40 Стандарта «Запасы», п. 34 Инструкции № 157н).