Для формирования информации об имуществе, обязательствах, иных объектах учета, не являющихся балансовыми объектами бухгалтерского учета, или дополнительной информации об объектах балансового учета и проведенных с ними операциях Инструкцией № 157н предусмотрены забалансовые счета.
Нет проблем с отражением информации о том или ином объекте учета, если его описание совпадает с назначением забалансового счета, утвержденного Инструкцией № 157н. Но есть большое количество фактов хозяйственной жизни, информацию о которых стоит учесть, чтобы отразить результат определенного события, однако порядок их учета прямо не урегулирован действующим законодательством. Иногда такая информация нужна учреждению для планирования своей деятельности, контроля за наличием и движением прав и материальных ценностей, формирования ответов на различные запросы, поступающие в учреждение. В отдельных ситуациях управленческий учет помогает избежать обвинений в неэффективности использования средств учреждения.
При организации учета на забалансовых счетах в отношении имущества, обязательств, иных объектов и проведенных с ними операций, для которых Инструкцией № 157н не предусмотрены отдельные забалансовые счета, возможно два варианта:
1. Воспользоваться утвержденным Инструкцией № 157н перечнем забалансовых счетов, выбрав из него наиболее подходящий по описанию, и расширить его назначение, применяя единообразный подход отражения в учете аналогичных по смыслу ситуаций.
2. Ввести дополнительные забалансовые счета – такое право предоставлено учреждению нормами Инструкции № 157н. При этом необходимо выполнить два условия. Во-первых, такие решения должны быть закреплены в учетной политике учреждения – этого требуют положения Инструкции № 157н и Стандарта «Учетная политика...». Во-вторых, требуется согласие субъекта консолидации, т. е. организации, которой представляется отчетность: учредителя, финоргана. Обязанность согласовывать применение дополнительных забалансовых счетов также закреплена в Инструкции № 157н.
Принимая решение об отражении на забалансовых счетах объектов, требования о бухгалтерском учете которых положениями Инструкций по учету № 157н, 162н, 174н и 183н не установлены, т. е. воспользовавшись правом, а не исполняя обязанность, необходимо предусмотреть порядок проведения инвентаризации таких объектов учета, поскольку обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе, и исключений в отношении дополнительно введенных забалансовых счетов нет.
Управленческий учет также возможно организовать вне счетов бухгалтерского учета, определив порядок формирования дополнительной информации в специальных журналах, книгах. Также необходимо определить ответственных за сбор и отражение сведений.
