1. Факт поступления в учреждение нефинансовых активов (основных средств, материальных запасов) ненадлежащего качества может быть выявлен непосредственно при их приемке. В этом случае оформляется Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452).

Порядок документального оформления возникшей у Вас операции, ее отражение в регистрах бухгалтерского учета нормативными правовыми актами в настоящее время детально не определен. Учетной политикой организации бюджетной сферы может быть предусмотрен следующий порядок действий при выявлении товара ненадлежащего качества.

Шаг 1. На основании заключения профильной комиссии учреждения (с оформлением Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)) в учете отражается выбытие инвентарных объектов основных средств, неинвентарных объектов основных средств (стоимостью до 10 000,00 руб. включительно, учтенных на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации») или материальных запасов как не соответствующих понятию «актив» с принятием имущества к учету на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (см. п. 335, 373 Инструкции № 157н, письмо Минфина России от 12.10.2018 № 02-06-10/73415). Для списания с балансового учета имущества, признанного «неактивом», применяется счет 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» (см. п. 10 Инструкции № 162н).

Шаг 2. Поставщику в установленном порядке направляется письменная претензия. При возврате некачественного товара покупатель должен требовать всю сумму, уплаченную за такой товар, с учетом НДС (постановления Седьмого ААС от 14.12.2022 № 07АП-5085/21, АС Центрального округа от 14.10.2015 № Ф10-3312/15, Президиума ВАС РФ от 21.07.2009 № 3474/09).

Шаг 3. Производится возврат имущества поставщику. Операцию по возврату некачественного товара поставщику можно отразить на основании Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458). Накладная (ф. 0510458) оформляется исходя из данных, указанных поставщиком в первичных документах при отгрузке товара, с проставлением отметки «Возврат товара». Отражается уменьшение на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении».

Шаг 4. В бухгалтерском (бюджетном) учете отражаются соответствующие бухгалтерские записи по начислению задолженности контрагента в части возмещения в натуральной или денежной форме.

4.1. При возврате материальных ценностей с требованием предоставления поставщиком аналогичного товара надлежащего качества в бухгалтерском учете одновременно отражается задолженность по возмещению в натуральной форме.

Участниками бюджетного процесса (казенными учреждениями) суммы возмещений в натуральной форме отражаются по дебету счета 0 209 34 000 «Расчеты по доходам от компенсации затрат» и кредиту счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» (п. 86 Инструкции № 162н).

4.2. Обязательство поставщика по возврату денежных средств за некачественный товар по сути является возмещением ранее произведенных затрат учреждения на его приобретение. Суммы задолженности по компенсации расходов, понесенных учреждением, в связи с реализацией требований, установленных законодательством Российской Федерации, отражаются по дебету счета 0 209 34 000 «Расчеты по доходам от компенсации затрат» и кредиту счета 0 401 10 (40) 134 «Доходы от компенсации затрат» (п. 86 Инструкции № 162н).

Основанием для отражения в учете учреждения задолженности поставщика при выявлении учреждением неустранимых недостатков качества товара после его приемки является соответствующий первичный учетный документ с приложенной к нему письменной претензией, подтверждающей задолженность.

Шаг. 5. В зависимости от варианта исполнения обязательств контрагентом путем возврата уплаченной за товар денежной суммы или замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору, в бухгалтерском (бюджетном) учете отражаются соответствующие бухгалтерские записи по завершению расчетов с поставщиком.

В Вашем случае выбран возврат средств. Возврат средств за поставленный некачественный товар восстановлением кассовых расходов не является – в учете отражается начисление доходов от компенсации затрат. В казенном учреждении возврат средств за некачественный товар относится к доходам бюджета и осуществляется на лицевой счет администратора доходов. Если казенное учреждение в отношении поступающих сумм наделено полномочиями администратора кассовых поступлений, то поступление средств на лицевой счет администратора доходов бюджета отражается в учете этого учреждения бухгалтерской записью по дебету счета 1 210 02 134 «Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет» в корреспонденции с кредитом счета 1 209 34 000 «Расчеты по доходам от компенсации затрат».

Поступление средств от поставщика на лицевой счет отражается на основании документов, прилагаемых к выписке из лицевого счета администратора доходов бюджета и прилагаемых к ним документов.

Итак, в бухгалтерском учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 1 209 34 564 Кредит 1 401 10 134 – поставщику направлена претензия;

Дебет 1 104 34 411 Кредит 1 101 34 410, увеличение забалансового счета 02 – отражено выбытие принтера при признании его неактивом в целях хранения;

Уменьшение забалансового счета 02 – отражено выбытие принтера при его передаче поставщику по стоимости, предусмотренной договором поставки;

Дебет 1 210 02 134 Кредит 1 209 34 664 – на лицевой счет администратора доходов поступили денежные средства.

2. Приобретенные за плату объекты основных средств, в том числе бывшие в эксплуатации, принимаются к бюджетному (бухгалтерскому) учету в порядке, определенном Стандартом «Основные средства» и Инструкцией № 157н. Формирование первоначальной стоимости объектов основных средств отражается в соответствующих регистрах бухгалтерского учета с использованием счета 106 01 «Вложения в основные средства».

Получателями бюджетных средств фактические вложения в основные средства, являющиеся движимым имуществом, отражаются на счете 1 106 31 000 «Вложения в основные средства – иное движимое имущество учреждения» (п. 30 Инструкции № 162н). Операции по формированию фактической стоимости отражаются по дебету аналитических счетов учета счета 106 01 «Вложения в основные средства» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» или 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

Принятие к учету приобретенных основных средств отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 101 00 «Основные средства» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 106 01 «Вложения в основные средства».

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 1 106 31 310 Кредит 1 208 31 667 – формирование первоначальной стоимости принтера при приобретении через подотчетное лицо;

Дебет 1 101 34 310 Кредит 1 106 31 310 – принятие к бухгалтерскому учету приобретенного принтера;

Дебет 1 208 31 567 Кредит 1 304 05 310 (1 201 34 610) – перечислены денежные средства на банковскую карту подотчетного лица (денежные средства выданы подотчетному лицу из кассы учреждения).